Wejście w życie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oznacza sporo zmian w codziennym prowadzeniu biznesu. Wielu właścicieli firm wciąż odkłada przygotowania na później, tłumacząc sobie, że „to sprawa księgowego”. Tymczasem KSeF dotyczy bezpośrednio także przedsiębiorców, bo przecież to oni będą wystawiać faktury w nowym systemie i to oni poniosą konsekwencje ewentualnych błędów.
Poniżej znajdziesz pięć kluczowych rzeczy, które każdy przedsiębiorca musi wiedzieć o KSeF.
1. KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich
Nie ma znaczenia, czy prowadzisz dużą spółkę, czy jednoosobową działalność gospodarczą – KSeF obejmie każdego przedsiębiorcę wystawiającego faktury. To oznacza, że niezależnie od skali biznesu, będziesz musiał korzystać z centralnego systemu Ministerstwa Finansów.
Dla wielu właścicieli firm to duże ułatwienie – faktury nie będą już ginęły w mailach ani na biurkach, bo wszystko znajdzie się w jednym miejscu. Jednak oznacza to także konieczność nauczenia się nowego sposobu wystawiania i odbierania dokumentów.
2. Faktura będzie istniała dopiero po akceptacji przez KSeF
Do tej pory wystawienie faktury oznaczało wygenerowanie pliku PDF i przesłanie go kontrahentowi. W KSeF proces wygląda inaczej: faktura jest ważna dopiero w momencie, gdy system ją przyjmie i nada jej numer identyfikacyjny.
Dla przedsiębiorcy oznacza to, że nie można już wysłać klientowi „swojej wersji” dokumentu i liczyć, że wszystko będzie w porządku. Jeśli system odrzuci fakturę, trzeba poprawić błędy i przesłać ją ponownie. To wymaga dokładności i cierpliwości, ale też ścisłej współpracy z księgowym.
3. KSeF zmieni sposób komunikacji z kontrahentami
Przedsiębiorcy muszą być gotowi na to, że ich klienci i dostawcy będą oczekiwać faktur w KSeF. To oznacza, że zniknie tradycyjny obieg dokumentów, bo zamiast papierowych czy mailowych wersji, wszyscy będą korzystać z tego samego źródła.
To ogromna zmiana, szczególnie dla firm, które do tej pory korzystały z wielu różnych narzędzi. W praktyce KSeF może usprawnić współpracę, ponieważ dokumenty będą dostępne od razu dla obu stron, co skróci czas rozliczeń i zmniejszy liczbę nieporozumień.
4. Błędy w fakturach będą widoczne natychmiast
Jedną z największych obaw przedsiębiorców jest to, że KSeF nie pozwoli „przepchnąć” błędnego dokumentu. System będzie weryfikował poprawność danych i w razie pomyłki odrzuci fakturę.
Choć na pierwszy rzut oka brzmi to jak problem, w praktyce oznacza to większe bezpieczeństwo. Przedsiębiorca dowie się od razu, że coś jest nie tak, zamiast odkryć błąd dopiero podczas kontroli skarbowej. Warto jednak pamiętać, że poprawianie dokumentów w KSeF może wydłużyć proces wystawiania faktur, dlatego kluczowe będzie przygotowanie pracowników i wypracowanie nowych procedur.
5. Wdrożenie KSeF wymaga przygotowania firmy
Wielu przedsiębiorców odkłada ten temat na ostatnią chwilę, tymczasem przygotowanie do KSeF to proces. Wymaga nie tylko dostosowania oprogramowania, ale także przeszkolenia osób, które w firmie wystawiają faktury.
To także dobry moment, by porozmawiać ze swoim biurem rachunkowym. Warto ustalić, kto w praktyce odpowiada za wystawianie faktur, kto je sprawdza, a kto komunikuje się z klientami w razie problemów. Im wcześniej przedsiębiorca zacznie współpracę z księgowymi w tym zakresie, tym mniej stresu czeka go w momencie wejścia systemu w życie.
Pobierz e-book i dowiedz się więcej
Powyższe pięć punktów to jedynie wybrane zagadnienia związane z cyfryzacją księgowości. W naszym e-booku o KSeF znajdziesz szczegółowe informacje, które pomogą Ci przygotować firmę na nowe obowiązki. Dowiesz się, jak działa system od strony technicznej, jakie kroki trzeba podjąć, by uniknąć błędów i jak współpracować z biurem rachunkowym w nowej rzeczywistości.
Pobierz bezpłatny e-book o KSeF i sprawdź, jak przygotować swoją firmę zanim system stanie się obowiązkowy.
