Dla wielu osób prowadzących franczyzowy sklep spożywczy, takich jak np. Żabka, obsługa kadrowo-płacowa to jedno z najbardziej czasochłonnych i stresujących zadań. Sklep działa 7 dni w tygodniu, często do późnych godzin wieczornych, a grafik pracy zmienia się z dnia na dzień. Tymczasem obowiązki kadrowe i płacowe nie poczekają.
Zatrudniasz pracowników na zmiany? Masz studentów, osoby na umowach zlecenie i pracowników etatowych? Każda z tych grup wymaga innego podejścia, osobnych zgłoszeń do ZUS, odmiennych umów i innych zasad rozliczeń. Do tego dochodzą L4, urlopy, badania lekarskie, szkolenia BHP, a czasem także kontrole. To nie jest już tylko sklep. To firma, która potrzebuje profesjonalnej obsługi kadrowej.
Case klienta: sklep Żabka, kilkunastu pracowników i chaos w papierach
Z takimi właśnie problemami zgłaszają się do nas klienci – franczyzobiorcy, zatrudniający rotacyjnie od kilku do kilkunastu pracowników. Właściciele zwykle na początku sami zajmują się całą papierologią: podpisują umowy, zgłaszają pracowników do ZUS-u czy naliczają wynagrodzenia.
Ale z miesiąca na miesiąc coraz trudniej zapanować nad wszystkimi aspektami wiążącymi się z obsługą kadrową. Wyzwania, które najczęściej sygnalizują nasi klienci, to:
- opóźnione zgłoszenia do ZUS-u, spowodowane przez brak czasu i nadmiar obowiązków, a niosące ze sobą ryzyko kar
- nieaktualne lub brakujące umowy, czyli problem, który pojawia się szczególnie przy wysokiej rotacji pracowników
- brak ewidencji L4 i urlopów, skutkujące błędnym naliczaniem pensji
- zgubione dokumenty, wywołane najczęściej chaosem i brakiem jednego miejsca, w którym trzymane są ważne umowy czy faktury
- brak systemu do kontroli terminów, takich jak badania lekarskie, BHP, wypowiedzenia czy okresy próbne
Krok po kroku: jak upraszczamy kadry i płace w sklepie franczyzowym typu Żabka?
Co robimy, żeby wspierać franczyzobiorców w kwestiach kadrowo-płacowych? Zwykle zaczynamy od dokładnego audytu i przyjrzenia się procesom, które funkcjonują w danym miejscu. Później proponujemy uporządkowanie działań lub przejęcie pełnej obsługi kadrowo-płacowej – od momentu zatrudnienia aż po rozliczenie wynagrodzenia i zakończenie współpracy. Wdrożenie może wyglądać tak:
1. Centralizacja dokumentów
- tworzymy bezpieczny, cyfrowy folder dla każdego sklepu i każdego pracownika.
- umowy, aneksy, badania lekarskie, szkolenia BHP, zgłoszenia do ZUS – wszystko gromadzimy w jednym miejscu. Klient i kierownicy sklepów mają dostęp do dokumentów 24/7 i mogą w każdej chwili dotrzeć do tego, czego w danej chwili potrzebują.
2. Przejęcie komunikacji z ZUS
- przejmujemy wszystkie zgłoszenia, wyrejestrowania czy zmiany danych, koniecznych do zgłoszenia do ZUS-u. Dzięki temu Klienci unikają kar (bo wszystko przesyłane jest w terminie), a także telefonów od urzędników (którzy z pytaniami zgłaszają się bezpośrednio do nas).
3. Automatyzacja przypomnień i terminów
- wdrażamy system, który przypomina o kończących się umowach, badaniach lekarskich i szkoleniach. Dzięki temu Klient nie musi już pilnować kalendarza – wszystko odbywa się automatycznie, a on dostaje tylko powiadomienia.
4. Listy płac i rozliczenia
- odciążamy Klienta z konieczności tworzenia listy płac i rozliczeń. Jedyne, czym musi się zająć w tym obszarze, to dostarczenie nam ewidencji czasu pracy i absencji pracowników. Resztą zajmujemy się my.
- dzięki takiemu rozwiązaniu wszystkie wypłaty naliczane są prawidłowo, a raporty gotowe na czas. Wszystkie dokumenty udostępniamy właścicielowi sklepu, a także jego pracownikom, jeśli jest to wymagane.
5. Porządek przy rekrutacji i zakończeniu współpracy
- dla każdej nowo zatrudnionej osoby przygotowujemy pakiet startowy: umowę, formularz zgłoszeniowy, skierowanie na badania i instrukcję BHP.
- w przypadku odejścia pracownika przygotowujemy kompletną dokumentację, która jest zgodna z przepisami i zamknięta bez zaległości.
Efekty zewnętrznej obsługi kadrowo-płacowej? Spokój, porządek i mniej stresu
Nasi Klienci, którzy prowadzą swoje biznesy na zasadach franczyzy podkreślają, że największą zmianą po rozpoczęciu współpracy z Your Tax jest znacznie większy spokój.
✅ ZUS przestaje być problemem, bo wszystko dostarczane jest na czas i bez błędów.
✅ Dokumenty pracownicze są kompletne i aktualne.
✅ Zmienne grafiki czasu pracy i nieobecności personelu przestały być źródłem błędów płacowych, bo nasz system uwzględnia każdą absencję.
✅ A sam właściciel, zamiast grzebać w teczkach i drukach, może w końcu skupić się na biznesie, rekrutacji i rozwoju.
Dlaczego to działa? Bo znamy realia franczyzy
Nie każde biuro rachunkowe rozumie specyfikę działania sklepu franczyzowego. My wiemy, że:
- zmiany kadrowe są częste i nagłe,
- czas to towar deficytowy,
- dokumenty muszą być gotowe „na już”, a nie „na za tydzień”,
- i że franczyzobiorcy nie potrzebują 20 stron regulaminów, tylko konkretnej pomocy – tu i teraz.
Kadry i płace w Żabce mogą działać bez Twojego udziału
Jeśli czujesz, że codzienna bieganina między sklepem, domem, a ZUS-em to nie to, czym chcesz się zajmować, skorzystaj z pomocy biura rachunkowego, które zna realia Twojej pracy.
Zadbamy o Twoich pracowników, dokumenty i rozliczenia, a Ty zajmiesz się tym, co naprawdę ważne w prowadzeniu sklepu.
Chcesz porozmawiać o tym, jak to może wyglądać u Ciebie?
Skontaktuj się z nami – pokażemy Ci, jak wygląda obsługa kadrowo-płacowa szyta na miarę dla franczyzy.
