Branża TSL nie wybacza błędów. Szczególnie tych w księgowości. W księgowości dla firm transportowych wystarczy jedna źle wystawiona faktura, by urząd skarbowy zakwestionował transakcję, a firma została narażona na poważne konsekwencje – począwszy od wysokiej kary finansowej, aż po utratę płynności. Niestety, wielu przedsiębiorców nie zdaje sobie z tego sprawy, dopóki… nie jest za późno.
Właśnie w takiej “granicznej” sytuacji zgłosił się do nas jeden z klientów, właściciel średniej wielkości firmy transportowej, który potrzebował nie tylko księgowej, ale przede wszystkim kogoś, kto rozumie specyfikę TSL.
Punkt zapalny: kontrola i błędna stawka VAT
Klient trafił do nas tuż po kontroli skarbowej, w trakcie której zakwestionowano kilka faktur za transport międzynarodowy. Powód? Nieprawidłowa stawka VAT. Skąd ten problem? W branży TSL fakturowanie usług transportowych wymaga dokładnej wiedzy o trasie, kraju początkowym, kraju docelowym i statusie kontrahenta. A stawka VAT może wynosić 0%, 8%, 23%, albo… w ogóle nie podlegać opodatkowaniu w Polsce.
– Branża TSL to jeden z najbardziej wymagających sektorów, jeśli chodzi o księgowość. Tu nie wystarczy poprawnie zaksięgować fakturę – trzeba zrozumieć cały kontekst: trasę, przepisy, kontrahenta – wyjaśnia Monika Sumska, Prezes Zarządu i Główna Księgowa w Your Tax. – Często widzimy, że przedsiębiorcy mają dobrą wolę, ale nie mają narzędzi ani wiedzy, by dobrze rozliczyć usługi transportowe. Naszą rolą jes ich w tym odciążyć i zabezpieczyć. Dlatego zawsze zaczynamy od dokładnej analizy. Przyglądamy się nie tylko dokumentom, ale też sposobie działania firmy. Tylko wtedy możemy zaproponować rozwiązania, które naprawdę działają – dodaje ekspertka.
Po zapoznaniu z dokumentami stało się dla nas jasne, że choć nasz Klient prowadził działalność międzynarodową, jego poprzednia księgowa nie miała doświadczenia w transporcie. W efekcie na fakturach pojawiły się błędne stawki VAT dla usług świadczonych poza Unią Europejską, brakowało też dokumentów potwierdzających transport międzynarodowy. Dodatkowo część faktur zawierała nieprawidłowe dane kontrahentów, co tylko pogłębiło problem.
Co zrobiliśmy jako Your Tax?
Mając pełny obraz sytuacji zaczęliśmy działania właściwie od podstaw. W pierwszym kroku uporządkowaliśmy archiwum dokumentów i zweryfikowaliśmy wszystkie faktury objęte kontrolą. Zajęliśmy się korektą błędnych deklaracji VAT i przygotowaliśmy kompletne wyjaśnienia dla urzędu, dołączając dokumentację potwierdzającą rzeczywisty przebieg usług.
Następnie wdrożyliśmy u klienta procedurę weryfikacji tras i kontrahentów przed wystawianiem faktur, by uniknąć podobnych sytuacji w przyszłości. Przeszkoliliśmy także zespół z podstawowych zasad fakturowania eksportu i importu, a na koniec przygotowaliśmy standardowy zestaw dokumentów, który musi zostać skompletowany przy każdej trasie.
– Współpraca z Your Tax pokazała mi zupełnie nowy wymiar współpracy z Biurem Rachunkowym. Wcześniej myślałem, że każda księgowa da sobie radę z VAT-em. Teraz już wiem, że w naszej branży liczy się doświadczenie i znajomość realiów. A tego wcześniej nam brakowało – mówi Tomasz Kwiatkowski, reprezentant Klienta. – Dzięki wsparciu księgowych z Your Tax nie muszę już samodzielnie analizować każdej trasy i zastanawiać się, jaka stawka VAT będzie właściwa. Czuję, że ktoś faktycznie czuwa nad moim biznesem. A mój komfort dodatkowo pogłębia fakt, że z księgową mogę rozmawiać jak z partnerem, a nie tylko dostawcą usługi. Dla kogoś, kto prowadzi firmę i walczy o płynność, to naprawdę dużo znaczy – dodaje przedsiębiorca.
Efekt? Spokój, kontrola i lepszy cashflow
Dzięki wprowadzonym przez nas działaniom nie tylko zamknęliśmy temat błędnych rozliczeń, ale też przyspieszyliśmy proces wystawiania faktur i skróciliśmy czas ich weryfikacji. Klient zyskał pewność, że kolejne faktury nie będą kwestionowane. Udało się także odzyskać część niesłusznie zapłaconego podatku i zwiększyć kontrolę nad przepływami finansowymi. Najważniejsze jednak, że firma może dziś działać bez obaw o kolejne kontrole, z poczuciem, że rozliczenia są prowadzone zgodnie z przepisami, a nad całością czuwa zespół, który zna się na transporcie.
Twoja firma też działa w transporcie?
Jeśli prowadzisz firmę transportową, obsługujesz zagraniczne trasy i masz wrażenie, że Twoja księgowość „ogarnia, ale nie rozumie”, to może czas na zmianę.
W Your Tax mamy doświadczenie w obsłudze firm z branży TSL. Znamy realia rozliczeń w transporcie międzynarodowym, wiemy, kiedy stosować stawkę 0%, jakich dokumentów wymaga urząd skarbowy i jak zabezpieczyć Twoją firmę przed błędami w rozliczeniach. A co najważniejsze – nie działamy szablonowo. Współpracujemy z klientami tak, by księgowość była dla nich realnym wsparciem w prowadzeniu biznesu i tym jak zabezpieczyć ich działania przed ryzykiem błędów w VAT czy karami wynikającymi z nieznajomości pakietu mobilności.
Skontaktuj się z nami i sprawdź, jak możemy pomóc również Twojej firmie reorganizując księgowość dla firm transportowych.
