Doba hotelowa, pobyt opłacony z wyprzedzeniem, anulowana rezerwacja, niewykorzystany voucher, wyposażenie pokoi czy prowizja dla portalu rezerwacyjnego – działalność hotelarska generuje wiele zdarzeń, które trzeba prawidłowo rozliczyć na gruncie CIT. Nie zawsze moment otrzymania pieniędzy jest momentem powstania przychodu, a poniesienie wydatku nie oznacza automatycznie możliwości zaliczenia go do kosztów podatkowych. Jakie zasady są szczególnie istotne dla spółek działających w branży hotelarskiej?
CIT w hotelarstwie – różnorodność usług oznacza różne zdarzenia podatkowe
Działalność hotelu zwykle nie ogranicza się do sprzedaży noclegów. Przychody mogą pochodzić również z usług gastronomicznych, sprzedaży napojów, room service’u, cateringu, SPA i basenu, wynajmu sal konferencyjnych czy organizacji wesel i innych imprez okolicznościowych.
Do tego dochodzą usługi dodatkowe: wynajem powierzchni innym przedsiębiorcom, organizacja czasu wolnego dla gości, usługi turystyczne, sprzedaż wycieczek czy usługi pralnicze.
Ta różnorodność ma znaczenie podatkowe. Jednym z podstawowych zagadnień staje się bowiem ustalenie, kiedy po stronie spółki faktycznie powstaje przychód podatkowy.
Kiedy powstaje przychód w CIT?
Zgodnie z zasadą wynikającą z art. 12 ustawy o CIT za przychody związane z działalnością gospodarczą uważa się również przychody należne, nawet jeśli nie zostały jeszcze faktycznie otrzymane.
Za datę powstania takiego przychodu co do zasady uznaje się dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego, wykonania usługi lub jej częściowego wykonania – nie później jednak niż dzień wystawienia faktury albo uregulowania należności.
W branży hotelarskiej szczególne znaczenie ma więc prawidłowe określenie momentu wykonania usługi. Jednocześnie trzeba zwrócić uwagę na sytuacje, w których hotel otrzymuje pieniądze jeszcze przed jej wykonaniem.
Zaliczka za rezerwację nie zawsze jest od razu przychodem
Rezerwując pobyt, klient może zapłacić część albo całość ceny jeszcze przed przyjazdem. Sam fakt, że pieniądze znalazły się na rachunku spółki, nie musi jednak oznaczać, że w tym momencie powstał przychód podatkowy.
Jeżeli otrzymana kwota stanowi przedpłatę lub zaliczkę na poczet usługi, która zostanie wykonana w kolejnym okresie sprawozdawczym, nie stanowi ona jeszcze przychodu podatkowego. Przychód powinien zostać rozpoznany w momencie wykonania usługi.
Inaczej może wyglądać sytuacja, gdy klient po dokonaniu zapłaty anuluje rezerwację, a zgodnie z przyjętymi zasadami hotel zatrzymuje wpłaconą kwotę. Jeżeli usługa nie będzie już świadczona na rzecz rezerwującego, otrzymana wpłata staje się przychodem w dniu rezygnacji klienta.
To rozróżnienie jest szczególnie ważne w hotelarstwie, gdzie rezerwacje z wyprzedzeniem, przedpłaty i anulacje są elementem codziennej działalności.
Vouchery i karty podarunkowe – kiedy rozpoznać przychód?
Podobna zasada dotyczy sprzedaży voucherów i kart podarunkowych.
Zapłatę otrzymaną za bon czy kartę, które klient wykorzysta w przyszłości na zakup usługi lub towaru, należy traktować jako wpłatę na poczet późniejszego świadczenia. Zgodnie z przedstawionymi w materiale zasadami takie przysporzenie jest wyłączone z przychodów na podstawie art. 12 ust. 4 pkt 1 ustawy o CIT.
Co jednak w sytuacji, gdy voucher nigdy nie zostanie wykorzystany?
Jeżeli karta lub bon mają określony termin ważności, a klient nie skorzysta z nich przed jego upływem, spółka powinna rozpoznać przychód w dniu, w którym upływa termin ważności vouchera lub karty podarunkowej.
Dla hoteli, które sprzedają vouchery na pobyty, kolacje, zabiegi SPA czy pakiety weekendowe, prawidłowa ewidencja terminów ich ważności ma więc znaczenie nie tylko operacyjne, ale także podatkowe.
Co może być kosztem uzyskania przychodu?
Zgodnie z ogólną zasadą kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia tego źródła – z wyjątkiem kosztów wskazanych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.
W praktyce samo poniesienie wydatku nie wystarcza więc do uznania go za koszt podatkowy.
Wydatek powinien m.in. pozostawać w związku z prowadzoną działalnością, służyć uzyskaniu, zachowaniu lub zabezpieczeniu przychodów, być definitywny i właściwie udokumentowany. Nie może też należeć do kategorii wydatków wyłączonych przez ustawę z kosztów uzyskania przychodów.
Typowe koszty działalności hotelarskiej
Lista wydatków charakterystycznych dla hotelu jest długa. Obejmuje zarówno koszty bezpośrednio związane z obsługą gości, jak i utrzymaniem całej infrastruktury.
Do typowych wydatków należą m.in. materiały zużywane w działalności – porcelana, szkło, bielizna hotelowa, środki czystości, artykuły wykorzystywane w kuchni, woda czy odzież służbowa. Dochodzą do tego energia elektryczna, gaz, woda i odprowadzanie ścieków.
Hotel może ponosić również wydatki na ochronę, usługi pralnicze, zewnętrzne usługi sprzątania, obsługę gastronomii, naprawy, remonty i serwis techniczny.
Istotną grupę stanowią także koszty związane ze sprzedażą i obsługą gości: reklama, wynajem miejsc parkingowych, płatna telewizja, wynajem sprzętu audiowizualnego, wywóz odpadów, konwojowanie pieniędzy czy podatek od nieruchomości.
W hotelarstwie znaczące mogą być również prowizje i opłaty na rzecz pośredników sprzedaży oraz serwisów rezerwacyjnych, takich jak platformy typu Booking.com, a także opłaty franczyzowe i licencje związane np. z odtwarzaniem muzyki czy telewizji.
Nie można też zapominać o amortyzacji budynków oraz innych środków trwałych wykorzystywanych w działalności.
Nie każdy wydatek można zaliczyć do kosztów
Art. 16 ust. 1 ustawy o CIT zawiera katalog wydatków, których nie uznaje się za koszty podatkowe.
Wśród nich znajdują się m.in. określone wydatki reprezentacyjne, niektóre kary umowne i odszkodowania związane z wadami wykonanych usług lub zwłoką w ich usunięciu, zaliczki wpłacane na poczet przyszłych dostaw towarów i usług, rezerwy czy określone kary i grzywny.
Ograniczenia mogą dotyczyć również wydatków związanych z wykorzystywaniem samochodów osobowych w działalności – m.in. amortyzacji, leasingu czy najmu.
Dlatego kwalifikowanie wydatku do kosztów powinno odbywać się nie tylko na podstawie pytania „czy został poniesiony w związku z hotelem?”, ale również „czy ustawa nie wyłącza go z kosztów podatkowych?”.
Wynagrodzenia, ZUS, nadgodziny i premie – kiedy ująć je w kosztach?
W branży hotelarskiej istotną pozycję kosztową stanowią wynagrodzenia. Ze względu na specyfikę działalności dochodzą do nich również nadgodziny, premie i nagrody.
Moment ich podatkowego rozliczenia nie zawsze będzie jednak identyczny.
W przypadku wynagrodzenia termin ujęcia w kosztach podatkowych przypada na miesiąc, za który dane wynagrodzenie jest należne, przy zachowaniu warunków dotyczących terminowej wypłaty. Przykładowo, jeśli wynagrodzenie za grudzień zostanie wypłacone 8 stycznia kolejnego roku, może stanowić koszt podatkowy grudnia.
Analogicznie składki ZUS mogą zostać przypisane do miesiąca, za który są należne, pod warunkiem zachowania zasad dotyczących terminowego opłacenia składek.
W przypadku nadgodzin znaczenie ma przyjęty okres rozliczeniowy. Jeśli firma stosuje np. kwartalny okres rozliczeniowy, koszt może zostać przypisany do ostatniego miesiąca tego okresu.
Przy premiach i nagrodach istotny jest natomiast moment powstania prawa pracownika do świadczenia. Może nim być np. miesiąc, w którym zarząd podejmuje uchwałę o przyznaniu premii.
Amortyzacja w hotelu – nie tylko sam budynek
Działalność hotelarska wymaga znacznego majątku trwałego. Zgodnie z zasadami CIT odpisy amortyzacyjne od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, jeśli są dokonywane zgodnie z przepisami ustawy.
Najbardziej oczywistym przykładem jest sam budynek hotelowy. To jednak dopiero początek.
Amortyzacji mogą podlegać także instalacje związane z budynkiem, windy osobowe i towarowe, basen czy parking hotelowy. W zależności od sposobu zakwalifikowania danego składnika może on stanowić osobny środek trwały albo zwiększać wartość początkową budynku.
Osobną kategorią jest wyposażenie pokoi – łóżka, szafy, biurka czy komody – oraz wyposażenie restauracji, takie jak piece, zmywarki gastronomiczne, chłodnie i stoły robocze.
Podobnie wygląda sytuacja w przypadku urządzeń SPA i wellness, np. saun, jacuzzi czy urządzeń do masażu.
Współczesny hotel to również rozbudowana infrastruktura technologiczna: system hotelowy PMS, serwery, komputery, monitoring, systemy kontroli dostępu czy telewizja hotelowa. Część z tych elementów może być amortyzowana jako środki trwałe, natomiast licencje na oprogramowanie mogą być rozliczane jako wartości niematerialne i prawne.
Czy hotel płaci podatek od przychodów z budynków?
To zagadnienie może budzić szczególne wątpliwości. Art. 24b ustawy o CIT przewiduje podatek od przychodów ze środka trwałego będącego budynkiem, który m.in. stanowi własność lub współwłasność podatnika i został oddany w całości albo części do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze.
Jak wskazano w materiale, umowa o świadczenie usług hotelarskich nie jest jednak umową podobną do najmu lub dzierżawy.
Stanowisko to zostało wskazane w kontekście wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 4 lipca 2023 roku, sygn. akt II FSK 70/21 i II FSK 71/21.
W konsekwencji samo prowadzenie działalności hotelarskiej w budynku nie oznacza, że spółka jest z tego tytułu zobowiązana do zapłaty podatku od przychodów z budynków na zasadach dotyczących oddawania nieruchomości w najem lub dzierżawę.
CIT w hotelarstwie wymaga spojrzenia na cały model działalności
W hotelarstwie trudno analizować CIT wyłącznie przez pryzmat sprzedaży noclegów. Jeden obiekt może jednocześnie prowadzić restaurację, SPA, organizować konferencje i wesela, sprzedawać vouchery, korzystać z platform rezerwacyjnych i wynajmować część powierzchni innym przedsiębiorcom.
Każdy z tych elementów może wpływać na sposób rozpoznawania przychodów i kosztów.
Dlatego prawidłowe rozliczenia zaczynają się od dobrej identyfikacji poszczególnych zdarzeń gospodarczych: kiedy usługa została wykonana, czego dokładnie dotyczyła otrzymana wpłata, z czym związany jest poniesiony wydatek i w jaki sposób wykorzystywany jest dany składnik majątku.
W przypadku branży hotelarskiej to właśnie te szczegóły często decydują o prawidłowym rozliczeniu CIT.
