Jeszcze kilka lat temu cyfryzacja księgowości była traktowana raczej jako nowinka technologiczna, niż realna potrzeba. Dziś nie ma już wątpliwości – cyfryzacja to nie trend, lecz warunek konieczny do utrzymania się w branży. Automatyzacja, integracje systemów, elektroniczny obieg dokumentów, zdalna obsługa klientów, a przede wszystkim Krajowy System e-Faktur – to wszystko sprawia, że księgowość zmienia się na naszych oczach. I to w coraz szybszym tempie.
Wbrew powszechnym opiniom za tą zmianą stoją nie tylko odgórne regulacje legislacyjne. Równie mocno trend cyfryzacji księgowości napędzają oczekiwania samych klientów, coraz bardziej przyzwyczajonych do nowinek technologicznych i wirtualnych narzędzi. Dziś coraz więcej przedsiębiorców chce prowadzić swoje firmy sprawniej, szybciej i bez zbędnej biurokracji.
– Dla naszych Partnerów księgowość to nie tylko obowiązek, ale także źródło wiedzy o kondycji finansowej ich firmy – wyjaśnia Monika Sumska, Prezes Zarządu i Główna Księgowa w Your Tax. – Chcą mieć dostęp do danych w czasie rzeczywistym, możliwość samodzielnego generowania raportów i pewność, że księgowy odpowie szybko, nawet jeśli nie pracują w tym samym mieście. I mają do tego prawo – podkreśla Księgowa.
Wielu właścicieli firm pracuje już dziś na nowoczesnych systemach sprzedażowych, korzysta z bankowości online, zarządza projektami z poziomu aplikacji w chmurze. Nic więc dziwnego, że chcą również cyfrowej księgowości, zintegrowanej z ich systemami, dostępnej zdalnie, prostej w obsłudze.
Tymczasem wiele biur rachunkowych wciąż funkcjonuje w modelu opartym na papierowych dokumentach, fizycznych segregatorach i ręcznym przepisywaniu danych. Efekt? Niska efektywność, większe ryzyko błędów i – co najważniejsze z perspektywy ich właścicieli – frustracja po stronie klientów, skutkująca odpływem klientów.
Lęk przed cyfryzacją? To zrozumiałe. Ale trzeba go przepracować.
Tymczasem automatyzacja w biurze rachunkowym wciąż budzi niepokój wśród księgowych. W rozmowach często słychać obawy: “Czy poradzimy sobie z nowymi narzędziami?”, “Czy klienci zaakceptują nowe procedury?”, “Czy automatyzacja nas nie zastąpi?”
– To bardzo ludzkie pytania, ale nie mogą zatrzymać rozwoju. Bo prawda jest taka, że automatyzacja nie odbiera pracy księgowym, ona zmienia jej charakter. Zamiast tracić czas na powtarzalne, techniczne czynności, np. takie jak przepisywanie danych z faktur, księgowi mogą skupić się na zadaniach, które wymagają wiedzy, analizy i zrozumienia kontekstu biznesowego – wyjaśnia Sumska. – Przykład? Dzięki narzędziom takim jak OCR (czyli optyczne rozpoznawanie znaków) dane z faktur są dziś odczytywane w kilka sekund, automatycznie, bez błędów. To nie oznacza, że pracy jest mniej. To oznacza, że więcej energii można poświęcić na to, co naprawdę ma znaczenie dla klienta: doradztwo, analizę finansową, planowanie. A to właśnie w tych obszarach rola księgowego staje się dziś kluczowa i coraz bardziej doceniana – podkreśla księgowa.
KSeF – impuls do automatyzacji w biurze rachunkowym, którego nikt już nie zatrzyma
Czynnikiem, który niejako wymusi na branży rachunkowej cyfryzację i inwestowanie w rozwiązania online, jest wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur. Choć analogiczny system od kilku lat działa we Włoszech i bardzo dobrze się tam sprawdza, w Polsce pomysł wprowadzenia fakturowania wyłącznie w formie cyfrowej wywołał spore zamieszanie. Księgowi powinni być już na ostatniej prostej do wdrożenia nowych rozwiązań, tymczasem w branży wciąż słychać głosy niepewności, techniczne pytania, a nawet sprzeciw. Ale faktem jest, że KSeF już wkrótce stanie się obowiązkowy i zmieni sposób pracy wszystkich, zarówno księgowych, jak i przedsiębiorców.
I choć jego wdrożenie wymaga przygotowania, może być też motorem realnej zmiany. Dla wielu biur rachunkowych to doskonały pretekst, by uporządkować procesy, wdrożyć brakujące rozwiązania cyfrowe, zrezygnować z papieru i postawić na automatyzację obiegu dokumentów.
Your Tax: cyfryzacja to nasz standard, nie nowość
W Your Tax nie czekaliśmy, aż cyfryzacja stanie się koniecznością. Od dawna stawiamy na nowoczesne narzędzia i wygodę współpracy, zarówno dla nas, jak i dla naszych klientów.
Pracujemy z klientami z całej Polski, a dzięki pracy online jest to możliwe bez potrzeby spotkań na miejscu czy dostarczania faktur w teczce. Korzystamy z elektronicznego obiegu dokumentów, rozwiązań OCR, automatycznego odczytu faktur, integracji z systemami sprzedażowymi i magazynowymi. Obsługujemy zarówno jednoosobowe działalności, jak i rozbudowane spółki, a w każdym przypadku dopasowujemy narzędzia do potrzeb biznesu.
– Cyfryzacja nie jest dla nas dodatkiem, to podstawa naszego codziennego działania. Dzięki temu możemy obsługiwać klientów na bieżąco, bez opóźnień i bez stresu. A KSeF? Jesteśmy na niego gotowi i pomagamy przygotować się do niego również naszym klientom – wyjaśnia Monika Sumska.
Księgowość się zmienia. A my razem z nią.
Księgowi często skupiają się na tym, co zabierze im cyfryzacja. W naszej ocenie nie chodzi o to, żeby nadążać za technologią dla samej technologii, ale by działać sprawniej, szybciej i bezpieczniej. Biura rachunkowe, które wdrażają nowoczesne rozwiązania, nie tylko spełniają wymagania prawne. One zyskują przewagę rynkową, większe zaufanie klientów i… mniej stresu w codziennej pracy.
Cyfryzacja to nie zagrożenie, tylko szansa. A ten, kto się jej nie boi, buduje nowy, silniejszy model współpracy z klientem. I właśnie taki model oferujemy w Your Tax.
