Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy wypłacany jest przez pracodawcę po spełnieniu dwóch warunków. Pierwszym z nich jest fakt posiadania takiego przez pracownika. Drugi warunek to rozwiązanie umowy o pracę. Może on nastąpić także w przypadku jej wygaśnięcia. Nie ma bowiem możliwości wypłacenia świadczenia, gdy osoba zatrudniona wciąż pozostaje na etacie w firmie. W tej sytuacji pracownik obowiązany jest wykorzystać swój urlop w naturze. Reguluje to artykuł 171 Kodeksu pracy.
Pracodawca nie ma obowiązku wypłacania ekwiwalentu urlopowego przy przedłużeniu umowy o pracę. Warunkiem jest zatrudnienie u tego samego pracodawcy. Dodatkowo kolejna umowa powinna być ciągłością pierwszej. Ustawodawca przewiduje bowiem możliwość wykorzystania dni wolnych w przyszłości. Sam urlop jest świadczeniem, którego pracownik nie może się zrzec.
Obliczenie kwoty ekwiwalentu urlopowego za 2020 i 2021 rok opiera się na kilku czynnikach. Uwzględnia się przy tym średnie wynagrodzenie:
Wysokość wynagrodzenia stałego obliczana jest na dzień, w którym powstało prawo do wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Pod uwagę brane jest uposażenie z miesiąca, w którym następuje wygaśnięcie lub rozwiązanie umowy. Inaczej jest, gdy zdarzenie to ma miejsce w trakcie miesiąca. Wtedy pod uwagę bierze się pełny miesiąc poprzedzający sytuację. Dodatki w postaci premii i prowizji oblicza się na podstawie średniej z 3 miesięcy poprzedzających naliczenie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Składniki pensji naliczane w cyklu dłuższym niż miesięczne pobierane są jako średnia z 12 miesięcy poprzedzających wygaśnięcie umowy.
W roku 2021 współczynnik urlopowy dla zatrudnienia na pełny etat wynosi 21. To średnia ilość dni w miesiącu, które pracownik spędza w pracy. Wskaźnik ten służy do wyliczenia stawki godzinowej za okres urlopowy. I tak w przypadku osoby otrzymującej średnie wynagrodzenie miesięczne w wysokości 3000 złotych wyliczenie wygląda następująco:
3000 dzielone jest przez współczynnik urlopowy w roku 2021, czyli 21.
3000/21 daje kwotę 142,86 zł. Tę dzielimy przez ilość godzin pracy w ciągu dnia, czyli 8. Otrzymujemy 17.86 zł (w zaokrągleniu). Uzyskujemy w ten sposób stawkę za każdą godzinę należnego pracownikowi urlopu. W sytuacji, gdy pracownik wypracował 5 dni odpoczynku, wyliczoną stawkę mnożymy przez 40 (5 dni po 8 godzin). Uzyskana kwota 714,40 zł jest ekwiwalentem za niewykorzystany w 2021 roku urlop. Jest to także podstawa do naliczenia składek ZUS oraz zaliczki podatku dochodowego.
Jeśli w okresie stanowiącym podstawę obliczenia średniego wynagrodzenia miesięcznego pracownik nie przepracował pełnego miesiąca, podstawą wyliczenia jest wynagrodzenie za okres faktycznie przepracowany.
Współczynnik urlopowy dla osób zatrudnionych na mniej niż pełny etat wylicza się proporcjonalnie do czasu, który spędzili oni w pracy.
ETAT | WSPÓŁCZYNNIK URLOPOWY |
3/4 | 15,75 |
1/2 | 10,50 |
1/3 | 7 |
1/4 | 5,25 |
Współczynnik ten wyliczany jest odrębnie dla każdego roku kalendarzowego.