Ewidencja przebiegu pojazdu

Ewidencja przebiegu pojazdu, zwana również kilometrówką to dokument tworzony dla celów podatku dochodowego. Obowiązek prowadzenia kilometrówki spoczywa na przedsiębiorcach, którzy chcą wliczyć w koszty wydatki związane z używaniem dla potrzeb prowadzonej działalności samochodów osobowych, które nie stanowią środków trwałych.

Bardzo często zdarza się, że do wykonywania obowiązków, wynikających z prowadzenia działalności gospodarczej przedsiębiorcy wykorzystują własny samochód.Aby móc zaliczyć koszty eksploatacji auta (paliwo, przeglądy, serwisy, przejazdy płatną autostradą, zakup części i innych artykułów samochodowych) do kosztów podatkowych, niezbędne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu. Co ważne, jeśli w toku prowadzonej działalności przedsiębiorca wykorzystuje również inne środki transportu, takie jak motocykl lub motorower, stworzenie kilometrówki również okaże się niezbędne. Sama kilometrówka nie stanowi jednak dowodu poniesienia wydatków. Ich wysokość powinny dokumentować faktury oraz rachunki.

Samochód prywatny w firmie, czyli ewidencja przebiegu pojazdu w praktyce

Ewidencja przebiegu pojazdu stanowi zestawienie wydatków związanych z używaniem pojazdu. Zgodnie z prawem limit miesięcznych wydatków nie może być wyższy niż iloczyn liczby faktycznie przejechanych w danym miesiącu kilometrów oraz stawki za 1 km przebiegu.

Stawki za jeden kilometr przebiegu określane są zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu koszów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy i wynoszą:

• dla samochodu osobowego o pojemności do 900 m3 – 0,5214 zł,
• dla samochodu osobowego o pojemności powyżej 900 m3 – 0,8358 zł,
• dla motocykli: 0,2302 zł,
• dla motorowerów: 0,1382 zł.

Przykład:

Pan Jan wykorzystuje swój prywatny samochód o pojemności silnika 1368 cm3 do celów służbowych. Stawka kilometrówki wynosi w tym przypadku 0,8358 zł za każdy przejechany kilometr.

W marcu, odwiedzając kontrahentów w pobliskich miasteczkach, mężczyzna przejechał 156 km.

156 km x 0,8358 zł = 130,38 zł

Także w marcu wydatki pana Jana związane z eksploatacją samochodu wyniosły 160 zł.

W praktyce oznacza to, że limit kilometrówki w tym miesiącu został przekroczony o 29,62 zł (160 zł – 130,38 zł). Kwotę tę przedsiębiorca będzie musiał więc „wrzucić w koszty” w kolejnym miesiącu.

W jakiej formie prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu?

Prawo nie określa obecnie konkretnej formy, w jakiej należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Może być to więc zarówno forma papierowa, jak i elektroniczna (tę pod koniec miesiąca należy wydrukować i podpisać).

Jakie elementy powinna zawierać ewidencja przebiegu pojazdu?

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać:

• nazwisko i imię osoby użytkującej pojazd,
• jej adres,
• numer rejestracyjny pojazdu,
• pojemność silnika,
• kolejny numer wpisu,
• datę,
• cel wyjazdu,
• opis trasy (skąd–dokąd),
• liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
• stawkę za 1 km przebiegu,
• kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,
• podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Kto powinien prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu?

Ewidencję przebiegu pojazdu muszą prowadzić przedsiębiorcy, którzy wykorzystują samochód prywatny w firmie i chcą wliczać w koszty firmy wydatki związane w jego użytkowaniem. Co ważne,  auto nie może zostać wprowadzone do ewidencji środków trwałych. Samochód ten może być własnością właściciela firmy, jego pracowników lub osoby trzeciej (w takim przypadku przedsiębiorca może użytkować auto np. na podstawie umowy najmu, dzierżawy czy użyczenia).

Obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu spoczywa także na przedsiębiorcach, którzy chcą odliczyć 100 proc. VAT od zakupu samochodu oraz wydatków eksploatacyjnych, w tym paliwa. Zasada ta obowiązuje jednak wyłącznie pojazdów o masie całkowitej do 3,5 tony, wykorzystywanych na cele związane z prowadzoną działalnością gospodarczą

Kto nie musi prowadzić ewidencji pojazdu?

Ewidencji przebiegu pojazdu nie musi prowadzić osoba, która:

• wykorzystuje samochód osobowy w firmie, a kosz jego eksploatacji jest rozliczany w formie ryczałtu pieniężnego za jazdy lokalne;
• użytkuje pojazd na podstawie umowy uznawanej za umowę leasingu w myśl przepisów ustaw o podatku dochodowym;
• do obowiązków związanych z prowadzoną działalnością używa samochodu ciężarowego.

Kilometrówka a VAT

Przedsiębiorcy, którzy wykorzystują pojazd do celów prywatnych i służbowych, mogą odliczać VAT w wysokości 50 proc. kwoty podatku wykazanego na fakturze. W takiej sytuacji bez znaczenia pozostaje fakt, czy jest on zaliczony do środków trwałych, czy rozliczany na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu.

Właściciele firm, którzy chcą rozliczyć 100 proc. naliczonego podatku VAT powinni:

• dokonać zgłoszenia pojazdu na druku VAT-26,
• prowadzić kilometrówkę dla celów VAT,
• stworzyć regulamin użytkowania pojazdu w firmie.

Kilometrówka do celów VAT powinna zawierać następujące elementy:

1) numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;

2) dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;

3) stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji,

na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;

4) wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący:

a) kolejny numer wpisu,
b) datę i cel wyjazdu,
c) opis trasy (skąd – dokąd),
d) liczbę przejechanych kilometrów,
e) imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem (potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem).

5) liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.