Jakie dokumenty można zniszczyć po 1 stycznia 2021 roku?

Nie wszystkie dokumenty sprzed 5 lat można zniszczyć po 1 stycznia 2021 roku. Dokumentację, która stanowi podstawę rozliczania podatku, można co do zasady zniszczyć po 5 latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Wiele okoliczności może jednak przyczynić się do wydłużenia okresu archiwizacji: zawarcie układu ratalnego, zajęcie majątku w toku egzekucji czy podjęcie postępowania karnego skarbowego. Należy również pamiętać, że likwidacja firmy nie zwalnia z obowiązku przechowywania dokumentacji podatkowej.

Podstawowy termin

Księgi podatkowe i dokumenty związane z ich prowadzeniem trzeba przechowywać dla celów podatkowych do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Przez księgi podatkowe należy rozumieć: księgi rachunkowe, podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, do  których prowadzenia do celów podatkowych zobowiązani są podatnicy lub płatnicy.

Zobowiązanie podatkowe przedawnia się co do zasady po 5 latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. W związku z powyższym, po zakończeniu 2020 roku będzie można zniszczyć dokumenty dotyczące podatków, których termin płatności upłynął w 2015 roku (oraz w latach wcześniejszych). Te same dokumenty mogą być wykorzystywane przy rozliczaniu różnych podatków, których terminy przedawnienia się ze sobą nie pokrywają, np. CIT i VAT. W takim przypadku okres ich archiwizacji wyznacza wówczas najdłuższy termin przedawnienia. Przykładowo, VAT za poszczególne miesiące od  stycznia do listopada 2014 roku przedawnił się z upływem 2019 roku, ale dokumenty wykorzystywane przy obliczaniu tego podatku wykorzystywane są również przy obliczaniu podatku dochodowego za 2014 rok, którego przedawnienie nastąpi dopiero 1 stycznia 2021 roku.

Rozliczenie podatku dochodowego

Takie same przepisy mają zastosowanie w odniesieniu do dokumentów dotyczących rozliczenia podatku dochodowego za rok zamknięty stratą odliczoną w kolejnych latach podatkowych. W obowiązujących przepisach termin przedawnienia odnosi się tylko do zobowiązania podatkowego, a straty podatkowej nie można traktować jak „ujemnego” zobowiązania podatkowego, to w przepisach nie ma szczególnych uregulowań dotyczących przedawnienia straty. Zgonie z interpretacją indywidualną dyrektora KIS z dnia 25 czerwca 2020 r., nr 0111-KDIB1-3.4017.1.2020.2.APO: „(…) Spółka jest zobowiązana przechowywać dokumenty księgowe za lata podatkowe, w których wykazała stratę podatkową, do momentu upływu okresu przedawnienia przewidzianego dla zobowiązania podatkowego w art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, tj. przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zostanie wykazana strata (tj. roku, w którym złożona zostanie deklaracja podatkowa za rok poprzedzający). Bez znaczenia pozostaje fakt, czy strata zostanie rozliczona w następnych okresach rozliczeniowych i wpłynie na zmniejszenie dochodu (podstawy opodatkowania) wskutek odliczenia jej od dochodu.” Przykładowo, jeżeli przedsiębiorąc wykazał stratę w rozliczeniu podatkowym za 2014 rok, to dokumenty dotyczące straty musi przechowywać co do zasady tylko do końca 2020 roku.

Wydłużony okres

W drodze wyjątku, niektóre dokumenty podatkowe trzeba przechowywać dłużej niż podstawowe 5 lat.  Wydłużony okres archiwizacji mogą przewiadywać poszczególne ustawy. Przykładowo przedsiębiorcy, którzy  korzystają z pomocy publicznej udzielonej zgodnie z ustawą o specjalnych strefach ekonomiczny, są zobowiązani przechowywać księgi podatkowe i dokumenty związane z ich prowadzeniem do czasu upływu okresu przedawnienia roszczeń dotyczących zwrotu pomocy publicznej. Roszczenia te przedawniają się po 10 latach, licząc od końca roku podatkowego, w którym skorzystano z pomocy. Podatnicy rozliczający VAT w systemie MOSS mają natomiast obowiązek przechowywać ewidencję transakcji objętych tą procedurą przez 10 lat od zakończenia roku, w którym dokonano świadczenia usług telekomunikacyjnych, nadawczych lub elektronicznych.

Okres przechowywania dokumentacji może się również wydłużyć w przypadku wydłużenia terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wydłużenie terminu może być następstwem nierozpoczęciem jego biegu, np. na wniosek podatnika podatek został rozłożony na raty, zawieszenia, np. wniesienia sprawy do sadu administracyjnego, lub przerwania, np. ogłoszenie upadłości przez podatnika. Wszystkie skutki i przyczyny wydłużenia terminu przedawnienia przewiduje art. 70-70e Ordynacji Podatkowej. (Dz. U. z 2019 roku poz. 900). 

Przesłanki wydłużenia terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego

Skutek wydłużenia biegu terminu przedawnienia	Przyczyna wydłużenia biegu terminu przedawnienia
Nierozpoczęcie albo zawieszenie	1. wydanie decyzji o odroczeniu terminu płatności podatku, odroczeniu zapłaty zaległości podatkowej, rozłożeniu na raty zapłaty podatku lub zaległości podatkowej 2. wejście w życie rozporządzenia w sprawie przedłużenia terminu płatności podatku, wydanego przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych 3. wszczęcie postępowania w sprawie o przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe, o którym podatnik został zawiadomiony, jeżeli podejrzenie popełnienia przestępstwa lub wykroczenia wiąże się z niewykonaniem tego zobowiązania 4. wniesienie skargi do sądu administracyjnego na decyzję dotyczącą tego zobowiązania 5. wniesienie żądania ustalenia przez sąd powszechny istnienia lub nieistnienia stosunku prawnego lub prawa 6. zabezpieczenie wykonania zobowiązania podatkowego 7. doręczenie postanowienia o przyjęciu zabezpieczenia na zobowiązanie podatkowe 8. wystąpienie przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, na wniosek strony o opinię Rady do Spraw Przeciwdziałania Unikaniu Opodatkowania co do zasadności zastosowania klauzuli przeciwko unikaniu opodatkowania lub środków ograniczających umowne korzyści
zawieszenie	1. wystąpienia przez organ podatkowy z wnioskiem do organu innego państwa o udzielenie informacji niezbędnych do ustalenia lub określenia wysokości zobowiązania podatkowego 2. wszczęcie procedury wzajemnego porozumiewania na podstawie ratyfikowanej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, której stroną jest Rzeczpospolita Polska, jeżeli ta umowa nie przewiduje możliwości wprowadzenia w życie zawartego porozumienia bez względu na terminy przedawnienia 3. wszczęcia postępowania w sprawie wydania decyzji określającej warunki cofnięcia skutków unikania opodatkowania
przerwanie	1. ogłoszenie upadłości 2. zastosowanie środka egzekucyjnego, o którym podatnik został zawiadomiony

Zgodnie z przepisami Ordynacji Podatkowej (art. 70 § 8) nie ulegają przedawnieniu zobowiązania podatkowe zabezpieczone hipoteką lub zastawem skarbowym, jednakże po upływie terminu przedawnienia zobowiązania te mogą być egzekwowane tylko z przedmiotu hipoteki lub zastawu. Regulacja ta jest przyczyną sporów z administracją skarbową. Przy sporach sądy administracyjne uznają, że zobowiązania podatkowe zabezpieczone hipoteką lub zastawem skarbowym przedawniają się na zasadach ogólnych, a regulacje przewidujące jego nieprzedawnienie są sprzeczne z zasadami konstytucyjnymi (wyrok NSA z dn. 2 lipca 2019 rok, sygn.. akt. II FSK 2837/17).

Likwidacja firmy

Zamknięcie firmy nie zwalnia podatnika z obowiązku przechowywania dokumentów, które są związane z rozliczeniami podatkowymi dotyczącymi okresu prowadzenia działalności gospodarczej.

Księgi podatkowe oraz dokumenty związane z ich  prowadzeniem, a również dokumenty na podstawie, których był obliczany i pobierany podatek wykonawczy w ramach pełnienia funkcji płatnika należy przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania, którego dotyczą. W razie likwidacji lub rozwiązania osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej podmiot dokonujący jej likwidacji lub rozwiązania ma obowiązek zawiadomić  pisemnie właściwy organ podatkowy, nie później niż w ostatnim dniu istnienia tej osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej, o miejscu przechowywania ksiąg podatkowych oraz dokumentów związanych z ich prowadzeniem.

W związku z powyższym dokumentację podatkową zlikwidowanej firmy można zniszczyć dopiero po upływie obligatoryjnego okresu jej przechowywania. Nie istnieją przepisy regulujące sposób niszczenia dokumentacji dotyczącej przedawnionych zobowiązań podatkowych. Można ją zlikwidować we własnym zakresie lub zlecić to profesjonalnej firmie zajmującej się tym usługowo.