Obowiązek posiadania kasy fiskalnej – kiedy powstaje i kogo dotyczy?

Zgodnie z aktualnie obowiązującymi regulacjami prawnymi każdy podatnik, który dokonuje sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych ma obowiązek prowadzenia ewidencji obrotu oraz należnego podatku, używając do tego celu kas rejestrujących. Co istotne, obowiązujące obecnie przepisy oraz stosowane rozwiązania techniczne dają podatnikom możliwość nadużyć związanych z wyłudzaniem zwrotu podatku VAT za tzw. puste faktury (faktury wystawione za zakup towarów lub wykonanie usług, które nie miało miejsca). Aby zredukować skalę tego zjawiska i straty budżetowe ustawodawca wprowadza od 2018 roku istotne zmiany w regulacjach dotyczących kas fiskalnych – między innymi w zakresie wymogu posiadania kasy rejestrującej czy typu urządzenia, które może być stosowane. Od kiedy zatem obowiązek posiadania kasy fiskalnej nowego typu będzie dotyczył wszystkich przedsiębiorców?

Kiedy można korzystać ze zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej?

Zwolnieni z obowiązku posiadania kasy fiskalnej są obecnie przede wszystkim ci przedsiębiorcy, którzy prowadząc działalność gospodarczą na rzecz klientów indywidualnych i nie przekroczyli w ciągu poprzedniego roku 20000 zł obrotu rocznego. Kasy fiskalnej nie muszą też posiadać ci podatnicy, którzy rozpoczęli działalność po 31 grudnia 2016 i po proporcjonalnym wyliczeniu obrotu nie przekroczą kwoty 20000 zł. Ponadto obowiązek posiadania kasy fiskalnej nie dotyczy tych podatników, którzy dostarczają towarów lub usług wyszczególnionych na obejmującej ponad 30 pozycji liście, stanowiącej załącznik do Rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 16 grudnia 2016 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. W tym przypadku jednak warunkiem zwolnienia jest udział obrotu z tytułu czynności zwolnionych z obowiązku ewidencjonowania w całkowitym obrocie danego podatnika na poziomie wyższym niż 80% w poprzednim roku podatkowym. Z obowiązku posiadania kasy fiskalnej są również zwolnione jednostki samorządu terytorialnego w zakresie czynności wykonywanych przez ich jednostki organizacyjne, jeżeli te jednostki samorządowe lub ich jednostki organizacyjne na dzień 31 grudnia 2016 korzystały z takiego zwolnienia. Początkowo zwolnienie miało obowiązywać jedynie do końca 2016 roku, jednak ustawodawca wydłużył okres przejściowy do 31 grudnia 2017 roku.

Od 1 stycznia 2018 r. kasę rejestrującą będą musieli posiadać wszyscy przedsiębiorcy sprzedający produkty albo usługi klientom indywidualnym – nie ma od tej zasady żadnych wyjątków. To również data wejścia w życie nowych wymagań w zakresie kryteriów i warunków technicznych, które muszą spełniać nowe kasy fiskalne. Co jednak bardzo ważne, przedsiębiorcy będą mieli czas na wymianę kasy fiskalnej na spełniającą nowe wymagania – w niektórych przypadkach aż do 2023 roku.

W jakich przypadkach zwolnienie nie obowiązuje?

Lista przypadków, w których zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania obrotu za pomocą kasy rejestrującej nie obowiązuje, jest bardzo obszerna i obejmuje między innymi:

• dostawę gazu płynnego,
• dostawę części do silników,
• dostawę nadwozi do pojazdów silnikowych,
• dostawę silników spalinowych tłokowych wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych w motocyklach,
• dostawę sprzętu radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego (z wyłączeniem lamp elektronowych i innych elementów elektronicznych oraz części do aparatów i urządzeń do operowania dźwiękiem i obrazem),
• dostawę zapisanych i niezapisanych nośników danych cyfrowych i analogowych,
• dostawę wyrobów tytoniowych, napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2% oraz napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5% (z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów),
• świadczenie usług przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami,
• świadczenie usług naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów (w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania oraz regenerowania),
• świadczenie usług w zakresie badań i przeglądów technicznych pojazdów,
• świadczenie usług doradztwa podatkowego,
• świadczenie usług fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych.

Ponadto należy pamiętać, że możliwa jest utrata zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej między innymi w sytuacji, gdy podatnik przekroczył obrót realizowany na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Utrata następuje po upływie dwóch miesięcy od miesiąca, w którym nastąpiło przekroczenie limitu 20000 zł.

Ulgi na zakup kasy fiskalnej

Znowelizowana ustawa przewiduje możliwość uzyskania dofinansowania na zakup nowej kasy fiskalnej, a także dopuszcza opcję korzystania z kasy używanej na zasadzie wynajmu, leasingu albo dzierżawy. Sama wysokość ulgi na zakup kasy jest w nowej wersji ustawy wyższa i wynosi 90% ceny zakupu (nie uwzględniając podatku), jednakże nie więcej, niż 1000 zł (dotychczas ulga wynosiła maksymalnie 700 zł). Kwotę wydaną na zakup każdej kasy w związku z koniecznością rozpoczęcia ewidencjonowania można odliczyć od podatku VAT. Warto zwrócić jednak uwagę na fakt, że nowe kasy fiskalne będą wedle wszelkiego prawdopodobieństwa droższe z uwagi na zastosowanie nowoczesnych, skomplikowanych technologii, trudno zatem w tym momencie przewidzieć, czy zwiększona ulga na zakup kasy będzie dla przedsiębiorców realnie odczuwalna.

Co istotne, ulgę na zakup kasy fiskalnej można uzyskać wyłącznie w przypadku urządzeń online, a w określonych sytuacjach może dojść do konieczności zwrotu uzyskanej ulgi. Do zwrotu ulgi przedsiębiorca będzie zobowiązany, jeśli:

• w ciągu 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencji obrotu za pomocą nowej kasy fiskalnej zaprzestanie działalności niezależnie od przyczyny (za zaprzestanie działalności uznaje się między innymi ogłoszenie upadłości, likwidację przedsiębiorstwa czy sprzedaż firmy lub zakładu usługowego);
• odliczenie ulgi na zakup kasy nastąpiło z naruszeniem warunków terminowych zgłoszenia liczby urządzeń;
• podatnik nie posiada aktualnej i odpowiednio wypełnionej książki serwisowej;
• podatnik nie podda kasy rejestrującej (fiskalnej) przeglądowi technicznemu w wymaganych przez ustawodawcę terminach.

Kary za brak zarejestrowanej kasy fiskalnej w firmie

Aktualnie obowiązujące przepisy w zakresie stosowania kas fiskalnych przewidują określone sankcje za niedopełnienie obowiązku zainstalowania kasy rejestrującej. Przede wszystkim za brak kasy fiskalnej grozi naliczenie dodatkowej stawki VAT w wysokości 30% (naliczana jest za okres od chwili rozpoczęcia sprzedaży ewidencjonowanej, nie dotyczy jednak spółek osobowych oraz osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą). Kolejną poważną konsekwencją dla przedsiębiorców nierejestrujących w terminie wymaganych kas fiskalnych jest brak możliwości skorzystania z ulgi na zakup kasy. Brak terminowości w instalacji kasy rejestrującej może także zakończyć się nałożeniem kary skarbowej w wysokości do 240 stawek dziennych albo kary grzywny za wykroczenie skarbowe (w przypadku wykroczeń mniejszej wagi).