Sposoby przechowywania dokumentacji księgowej

1. Zasady przechowywania dokumentów księgowych za 2020 r. według ustawy o rachunkowości

Wszystkie dokumenty, które dana jednostka przyjmuje do swojej polityki rachunkowości wśród których również powinny znaleźć się m.in. księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne oraz sprawozdania finansowe należy przechowywać według określonego artykułu “Ustawy o rachunkowości” – Art. 71 ust. 1:

“Art. 71. 1. Dokumentację, o której mowa w art. 10 ust. 1, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe, zwane dalej także „zbiorami”, należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.”

Aktualnie wiele przedsiębiorstw korzysta z przechowywania dokumentacji księgowej w formie elektronicznej. Jednakże, aby jednostka mogła korzystać z udogodnień przy użyciu komputera musi spełnić poniższe warunki, które zostały opisane w art. 71 ust. 2 Ustawy o Rachunkowości:

“Art. 71. 2. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych powinna polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych, oraz na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.”

Jeżeli powyższe zasady przechowania nie zostaną przez jednostkę spełnione, to jej księgi rachunkowe będą musiały zostać wydrukowane nie później niż na koniec roku obrotowego.

Sposoby przechowywania dokumentów księgowych:

• Dokumenty księgowe powinny zostać przechowywane w jednostce w oryginalnej postaci według przyjętego porządku dostosowanego do sposobu zarządzania księgami rachunkowymi, w szczególności podzielone na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na łatwe ich odnalezienie.
• Roczne zbiory należy określić nazwami ich rodzaju oraz sygnaturą końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.
• Zawartość dokumentów księgowych może zostać przełożona na informatyczne nośniki danych, które pozwolą zachować je w trwałej i niezmienionej postaci.
• Na nośnikach danych nie można przechowywać dokumentów, które dotyczą m.in. przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki.
• Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.

Przechowywanie dokumentacji poza jednostką:

Gdy jednostka decyduje się na przechowywanie ksiąg rachunkowych poza jej siedzibą lub miejsca sprawowania zarządu – kierownik jednostki zobowiązany jest do:

• powiadomienia właściwego urzędu skarbowego o miejscu przechowywania ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni od dnia ich wydania,
• Zapewnienia dostępności ksiąg rachunkowych oraz dowodów księgowych uprawnionym organom kontroli zewnętrznej lub nadzoru w siedzibie jednostki albo w miejscu sprawowania zarządu czy w innym miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru.

W przypadku w którym jednostka zakończyła swoją działalność w wyniku połączenia z innym podmiotem bądź przekształcenia formy prawnej – zbiory jej przechowuje podmiot kontynuujący działalność. Natomiast w momencie, w którym podmiot zostaje zlikwidowany – dokumentacja księgowa przechowywana jest przez wyznaczoną osobę lub jednostkę. W takim przypadku kieronik, likwidator jednostki bądź syndyk masy upadłościowej ma w obowiązku poinformować sąd lub inny organ prowadzący rejestr lub ewidencję działalności gospodarczej oraz urząd skarbowy.

2. Okres przechowywania dokumentów księgowych za 2020 r. według ustawy o rachunkowości

Typ dokumentu	Okres przechowywania
Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe	5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym zostały zatwierdzone
Księgi rachunkowe	5 lat
Karty wynagrodzeń pracowników lub ich odpowiedniki	przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat
Dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej	do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną
Dowody księgowe dotyczące: środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów, umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym	przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione
Dokumentacja przyjętego sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, czyli zasady (polityka rachunkowości)	przez okres nie krótszy niż 5 lat od upływu jej ważności
Dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji	1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji
Dokumenty inwentaryzacyjne	5 lat
Pozostałe dowody księgowe i sprawozdania, których obowiązek sporządzenia wynika z ustawy o rachunkowości	5 lat

Zgodnie z Ustawą o Rachunkowości:

• Okres przechowywania zbiorów dokumentów księgowych jednostki oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

Przechowując dokumenty księgowe oraz ustalając termin ich przechowywania jednostka oprócz dostosowania się do Ustawy o Rachunkowości, również musi zwrócić uwagę na inne przepisy z tym związane m.in. art. 86 § 1 Ordynacji Podatkowej według, którego:

“do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego – zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.”

Oznacza to, że jednostka zobowiązana jest do prowadzenia ksiąg podatkowych oraz ich przechowywania do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej. Jeżeli termin płatności podatku na dany rok obrotowy przypada w następnym roku (np. za 2020r. w 2021r.) – to okres przechowywania dokumentacji księgowej dla celów podatkowych jest o rok dłuższy od przechowywania dokumentacji dla celów bilansowych.

3. Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej

Okres podpisania umowy	Okres przechowywania
Pracownicy, którzy zostali zatrudnieni w dniu 1 stycznia 2019 r. lub po tym dniu	10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł
Pracownicy zatrudnieni po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r.	10 lat od końca roku, w którym został złożony raport informacyjny (ZUS RIA)
Pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 r.	50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy