Jednostki, które zobowiązane są do prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o rachunkowości, co roku po zamknięciu ksiąg rachunkowych sporządzają sprawozdanie finansowe zgodnie z art. 45 tej ustawy.
Sprawozdanie finansowe składa się z: bilansu, rachunku zysków i strat, informacji dodatkowej, obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia. Dodatkowo sprawozdanie finansowe jednostek określonych w art. 64 ust. 1 tj. podlegające corocznemu badaniu, obejmuje ponadto zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym, a w przypadku funduszy inwestycyjnych – zestawienie zmian w aktywach netto, oraz rachunek przepływów pieniężnych. Przy sporządzaniu bilansu oraz rachunku zysku i strat mają zastosowanie zasady wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego określone w rozdziale 4 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z art. 52 ust. 1 UoR za sporządzenie sprawozdania finansowego odpowiedzialny jest kierownik jednostki.
Termin sporządzenia sprawozdania
Sprawozdanie finansowe sporządza się na dzień bilansowy, którym jest dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych lub inny dzień bilansowy. Zgodnie z art. 12 ust. 2 UoR księgi rachunkowe zamyka się między innymi na dzień kończący rok obrotowy – nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia zaistnienia tych zdarzeń. W praktyce gospodarczej oraz literaturze fachowej zamknięcie to tytułuje się mianem wstępnego zamknięcia ksiąg rachunkowych. Ma to na celu odróżnienie tego terminu od ostatecznego zamknięcia ksiąg rachunkowych, które następuje po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego.
Wstępne zamknięcie ksiąg rachunkowych jest podstawą do sporządzenia rocznego sprawozdania finiszowego oraz otwarcia ksiąg rachunkowych następnego roku.
Rok kalendarzowy, rokiem obrotowym
Jednostki, które w 2020 roku prowadziły księgi rachunkowe oraz za rok obrotowy przyjęły rok kalendarzowy, są zobowiązane do zamknięcia ksiąg rachunkowych na dzień 31.12.2020 roku oraz do sporządzenia sprawozdania finansowego za ten rok do 31 marca 2021 roku. W tym czasie tj. od 1 stycznia do 31 marca następnego roku obrotowego w jednostce będą miały miejsce prace bilansowe dążące do prawidłowego zamknięcia ksiąg rachunkowych, tak aby na podstawie informacji w nich zawartych można było sporządzić rzetelne sprawozdanie finansowe. Prace te należy tak zorganizować, aby umożliwiły sporządzenie sprawozdania finansowego w wymaganym ustawowo terminie (do 31 marca).
Harmonogram najważniejszych prac bilansowych za 2020 rok
| Rodzaj prac | Podstawa prawna – przepis ustawy o rachunkowości | Termin wykonania |
| Wybór firmy audytorskiej i podpisanie umowy o badanie | Art. 66 ust. 4 i 5 | W terminie umożliwiającym firmie audytorskiej udział w inwentaryzacji znaczących składników majątkowych tj. przed rozpoczęciem inwentaryzacji |
| Inwentaryzacja aktywów i pasywów | Art. 26 | Na ostatni dzień każdego roku obrotowego tj. na dzień bilansowy 31 grudnia 2020 roku |
| Zestawienie sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów | Art. 18 ust. 2 | Na dzień inwentaryzacji |
| Wyjaśnienie i rozliczenie w księgach 2020 roku ujawnionych różnic inwentaryzacyjnych | Art. 27 i art. 24 ust. 5 pkt. 2 | Przed zamknięciem ksiąg za 2020 rok, nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym, tj. do 26 marca 2021 roku |
| Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej za rok obrotowy | Art. 24 ust. 5 pkt 2 | Nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym, tj. do 26 marca 2021 roku |
| Zestawienie sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych | Art. 18 ust., 2 i art. 12 ust. 2 pkt 1 | Na dzień zamknięcia ksiąg, nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy, tj. 31 marca 2021 rok |
| Zamknięcie ksiąg rachunkowych | Art. 12 ust. 2 pkt 1 | Na dzień kończący rok obrotowy, nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia zaistnienia tych zdarzeń, tj. do 31 marca 2020 roku |
| Sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego i jego podpisanie | Art. 45 ust. 1, 1f,m 1g, art. 52 ust. 1 oraz art. 12 ust. 2 pkt. 1 | Na dzień zamknięcia ksiąg, nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy, tj. 31 marca 2021 rok |
| Badanie rocznego sprawozdania finansowego | art. 53 ust. 1 i 1a oraz art. 64 ust. 1 | Przed zatwierdzeniem sprawozdania, nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego, tj. do 30 czerwca 2021 roku |
| Zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego przez organ zatwierdzający | Art. 53 ust. 1 | Nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego, tj. do 30 czerwca 2020 roku |
| Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych jednostek kontynuujących działalność | Art. 12 ust. 4 | Najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy |
