Jednym z największych wyzwań dla każdej firmy (niezależnie od jej wielkości) jest sprawne i prawidłowe prowadzenie księgowości. Ma to szczególne znaczenie dla osób, spółek i przedsiębiorstw dopiero rozpoczynających działalność gospodarczą, które nie posiadają wystarczających umiejętności oraz kwalifikacji, aby prowadzić księgowość w sposób prawidłowy i zgodny z obowiązującymi przepisami. Nowi przedsiębiorcy często nie znają wszystkich wariantów, w jaki można rozliczać prowadzoną działalność.
Należy pamiętać, że błędy w prowadzeniu księgowości, niepełna dokumentacja czy zaniedbania w zakresie ewidencji przychodów i poniesionych kosztów mogą mieć bardzo poważne konsekwencje. Dla przykładu Urząd Skarbowy ma prawo w przypadku wykrycia nieprawidłowości nałożyć na przedsiębiorcę wysokie kary finansowe, co w konsekwencji może nawet doprowadzić do upadku firmy. W tym kontekście wybór właściwej formy rozliczenia podatków i prowadzenia przez firmę księgowości jest kwestią o kluczowym znaczeniu.
Księgowość uproszczona
Od 1 stycznia 2017 roku prowadzenie uproszczonej księgowości jest dostępne dla osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich, jeśli w poprzednim roku obrotowym przychody netto osiągnięte z tytułu sprzedaży usług albo produktów nie przekroczyły 2 mln euro. Zasady gromadzenia danych finansowych w księgowości uproszczonej są na tyle proste i klarowne, że nie będą stanowić problemu dla żadnego przedsiębiorcy, pozwalając mu samodzielnie zająć się księgowością firmy.
Obecnie możliwe jest prowadzenie księgowości uproszczonej w jednej z trzech następujących form:
- księga przychodów i rozchodów (najpopularniejsza forma prowadzenia księgowości, w której wszystkie przychody i koszty muszą być ewidencjonowane w specjalnie do tego przeznaczonej i założonej przez przedsiębiorcę księdze. Jest to narzędzie księgowe przeznaczone wyłącznie do obliczania wysokości należnego podatku, a wszystkie operacje gospodarcze muszą być rejestrowane w księdze w porządku chronologicznym),
- karta podatkowa (rozwiązanie przeznaczone dla wąskiej grupy przedsiębiorców – osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą oraz dla spółek cywilnych osób fizycznych, których działalność polega w szczególności na świadczeniu usług dla ludności),
- ryczałt ewidencjonowany (forma uproszczonej księgowości dla osób fizycznych prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą. Co istotne, ustawodawca wprowadził szereg wymogów i ograniczeń, które należy spełnić, by móc opłacać podatek dochodowy w formie ryczałtu. W tym wypadku wysokość opłaconego podatku nie jest pomniejszona przez generowane koszty, zaś jego poziom zależy od wpływów ze sprzedaży towarów lub usług. Natomiast stawka podatku uzależniona jest od rodzaju prowadzonej działalności.).
Księgowość pełna
Pełna księgowość istotnie różni się od księgowości uproszczonej, a z racji poziomu skomplikowania oraz konieczności prowadzenia ksiąg handlowych zwykle prowadzenie tego typu księgowości powierzane jest podmiotom zewnętrznym (biurom rachunkowym). Warto dodać, że od 2014 roku zakres wymagań koniecznych do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych został znacząco zredukowany – nie wymaga się posiadania certyfikatu księgowego Ministerstwa Finansów. Zgodnie z aktualnie obowiązującymi regulacjami prawnymi prowadzeniem ksiąg rachunkowych może zajmować się każda osoba posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, ubezpieczona od odpowiedzialności cywilnej i niekarana za przestępstwa przeciwko mieniu, wiarygodności dokumentów, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, przestępstwo skarbowe oraz za przestępstwa wyszczególnione w rozdziale 9 Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047).
Z uwagi na wielowymiarowość pełnej księgowości daje ona możliwość przeprowadzania analiz sytuacji firmy, precyzyjnego kontrolowania jej finansów oraz uzyskania pełnego obrazu bieżącego stanu przedsiębiorstwa. Ten rodzaj księgowości musi prowadzić każda firma, której przychody za poprzedni rok obrotowy przekroczyły 2 mln euro netto, a także wszystkie spółki kapitałowe i inne osoby prawne (z wyłączeniem Narodowego Banku Polskiego oraz Skarbu Państwa).
