Wirtualne biuro – jak założyć?

Biuro wirtualne to nowoczesna usługa, która pomoże Ci zminimalizować koszty prowadzenia działalności, pozyskać nowych klientów oraz zwiększyć prestiż i renomę firmy. W artykule omówimy specyfikę wirtualnego biura. Podpowiemy również, jak je założyć.

Wirtualne biura to usługa, która „przywędrowała” do nas z krajów Europy Zachodniej. Choć na polskim rynku nie cieszy się jeszcze tak ogromnym powodzeniem jak w Niemczech czy Wielkiej Brytanii, coraz więcej przedsiębiorców zdaje sobie sprawę z zalet takiego rozwiązania.

Zalety wirtualnego biura

Jeśli zdecydujesz się na wynajem wirtualnego biura, Twoja firma otrzyma adres rejestrowy w reprezentacyjnym biurowcu w atrakcyjnej lokalizacji w Warszawie. Dzięki temu, nawet jeśli na co dzień przebywasz w innym mieście, zwiększysz swoje szanse na pozyskanie stołecznych klientów. Nie ulega bowiem wątpliwości, że szukając produktów i usług w pierwszej kolejności sprawdzamy „swoje podwórko”, kierując zapytania do lokalnych usługodawców.

Bardzo dobra lokalizacja to gwarancja prestiżu w oczach aktualnych i nowych klientów. Firma z tak imponującą siedzibą jest postrzegana jako wiarygodna, stabilna i rzetelna.

W ramach wynajmu wirtualnego biura, oprócz prestiżowego adresu otrzymasz także szereg dodatkowych usług. W zależności od konkretnej firmy i wybranego pakietu mogą być to:

• obsługa korespondencji mailowej oraz tradycyjnej;
• obsługa przesyłek kurierskich;
• obsługa linii telefonicznej;
• przechowywanie korespondencji oraz przesyłek kurierskich;
• skanowanie i kserowanie dokumentów;
• możliwość skorzystania z kompleksowo wyposażonego stanowiska do pracy lub/i sali konferencyjnej;
• obsługa księgowa i prawna;
• obsługa informatyczna.

Dla kogo wirtualne biuro?

Z ofert wirtualnych biur najczęściej korzystają przedstawiciele wolnych zawodów, początkujące kancelarie prawne i podatkowe, sklepy internetowe, agencje marketingowe, czy firmy szkoleniowe.

Jeśli często pracujesz „w terenie” i dużo podróżujesz, wynajem wirtualnego biura pozwoli Ci także… ograniczyć koszty prowadzenia działalności.

Jak założyć wirtualne biuro?

Pierwszym krokiem do założenia wirtualnego biura powinno być znalezienie sprawdzonej, kompetentnej firmy, świadczącej tego rodzaju usługi. Choć na pierwszy rzut oka oferty poszczególnych podmiotów wyglądają niemal identycznie to tylko pozory. Różnią się one między sobą nie tylko zakresem świadczonych usług, ale również cenami. Zanim wybierzesz tę, która najlepiej spełni Twoje oczekiwania, dokładnie przeanalizuj swoje potrzeby. Zastanów się, jakiego wsparcia oczekujesz i ile pieniędzy w skali miesiąca jesteś w stanie przeznaczyć na takie usługi.

Wybierając najlepszą firmę, oferującą wirtualne biura sprawdź również:

• dokładny adres biura. Choć większość wirtualnych biur znajduje się w ścisłym centrum Warszawy, nie wszystkie będą równie atrakcyjne komunikacyjnie. Zanim wybierzesz konkretne biuro sprawdź, czy można wygodnie dojechać do niego metrem, autobusem i tramwajem. Upewnij się również, że komunikacja z lotniskiem, dworcami kolejowymi i autobusowymi jest równie komfortowa.

Idealnie byłoby, gdyby wirtualny adres biura… nie zawierał polskich liter. Nazwa ulicy, która takowe zawiera może być źródłem sporego dyskomfortu, zwłaszcza dla obcokrajowców. Nikt nie chciałby przecież mieć problemów z wymówieniem adresu siedziby własnej firmy;

• godziny pracy. Większość wirtualnych biur pracuje w godzinach od 9 do 17. Co jednak, jeśli spotkanie z ważnym klientem przedłuży się? Czy sztywne godziny pracy wirtualnego biura wymuszą jego wcześniejsze zakończenie? Konieczność wcześniejszego zakończenia spotkania z powodu zamknięcia wirtualnego biura może zostać odebrane jako zachowanie wyjątkowo nieprofesjonalne. Wybierając wirtualne biuro znajdź takie, które pracuje również poza standardowymi godzinami;
• liczba pracowników wirtualnego biura. Wyobraź sobie, że w wybranym przez Ciebie wirtualnym biurze pracuje tylko 1 osoba (co często się zdarza)… Co jednak w przypadku, kiedy pracownik nieoczekiwanie się rozchoruje? Nieodebrane telefony, korespondencja i przesyłki kurierskie, niemożność skorzystania z sali konferencyjnej i stanowiska pracy to tylko niewielka część konsekwencji niezbyt trafionego wyboru. Chcesz mieć pewność, że w przypadku niedyspozycji pracownika Twój biznes nie ucierpi? Wybierz wirtualne biuro które zatrudnia co najmniej kilku etatowców.
• jakość obsługi. Zanim wybierzesz wirtualne biuro, koniecznie sprawdź jakość obsługi. Zarówno telefonicznej, jak również osobistej. Zwróć uwagę na kompetencje i kulturę osobistą recepcjonistek. To właśnie one już niebawem staną się wizytówką Twojej firmy.

Wirtualne biura – taniej niż myślisz

Wielu przedsiębiorców rezygnuje z wynajmu wirtualnego biura z obawy przed… wysokimi kosztami. Nie wszyscy wiedzą, że adres rejestrowy wraz z podstawowym pakietem usług można otrzymać już za trochę więcej niż 100 zł!

Kwotę wynajmu możesz „wrzucić w koszty”, zmniejszając tym samym podstawę opodatkowania.