Dla spółek i innych podmiotów wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego zbliża się ważny termin związany z zamknięciem roku 2025. Samo sporządzenie sprawozdania finansowego to dopiero pierwszy etap. Kolejnym jest jego zatwierdzenie, a następnie terminowe przekazanie wymaganych dokumentów do KRS.
Poniżej przypominamy najważniejsze terminy, obowiązki oraz dokumenty, o których warto pamiętać w 2026 roku.
1. Jakie są podstawowe terminy w 2026 roku?
Jeżeli rok obrotowy jednostki pokrywa się z rokiem kalendarzowym, obowiązują następujące terminy:
Do 31 marca 2026 r.
należało sporządzić i podpisać roczne sprawozdanie finansowe za 2025 r.
Do 30 czerwca 2026 r.
należy zatwierdzić roczne sprawozdanie finansowe.
Do 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania
należy złożyć dokumenty finansowe do KRS, czyli do Repozytorium Dokumentów Finansowych.
W praktyce oznacza to, że jeśli sprawozdanie zostanie zatwierdzone ostatniego dnia ustawowego terminu, czyli 30 czerwca 2026 r., dokumenty powinny trafić do KRS najpóźniej do 15 lipca 2026 r.
Warto pamiętać, że 15-dniowy termin liczony jest od faktycznej daty zatwierdzenia sprawozdania. Jeżeli więc dokument zostanie zatwierdzony wcześniej, odpowiednio wcześniej upłynie również termin jego złożenia do KRS.
2. Kto zatwierdza sprawozdanie finansowe?
Sprawozdanie finansowe zatwierdza organ właściwy dla danej jednostki. To, kto podejmuje taką decyzję, zależy od formy prawnej podmiotu oraz zapisów umowy, statutu lub przepisów szczególnych.
Najczęściej jest to:
- zgromadzenie wspólników – w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością,
- walne zgromadzenie akcjonariuszy – w spółce akcyjnej lub prostej spółce akcyjnej,
- wspólnicy – w spółkach osobowych,
- właściciel lub właściwy organ jednostki – w innych podmiotach, zgodnie z obowiązującymi przepisami i dokumentami wewnętrznymi.
Zatwierdzenie sprawozdania finansowego odbywa się zazwyczaj w formie uchwały. W przypadku spółek kapitałowych podczas tego samego zgromadzenia często podejmowane są również uchwały dotyczące podziału zysku lub pokrycia straty, a także udzielenia absolutorium członkom organów.
3. Jakie dokumenty trzeba złożyć do KRS?
Zakres wymaganych dokumentów zależy od rodzaju jednostki, jednak po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego najczęściej należy złożyć:
- roczne sprawozdanie finansowe w odpowiednim formacie elektronicznym,
- uchwałę lub postanowienie o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego,
- uchwałę o podziale zysku albo pokryciu straty,
- sprawozdanie z działalności – jeśli jednostka ma obowiązek jego sporządzenia,
- opinię biegłego rewidenta lub sprawozdanie z badania – jeśli sprawozdanie finansowe podlegało obowiązkowemu badaniu,
- inne dokumenty wymagane dla danego rodzaju jednostki.
Przed wysłaniem dokumentów warto upewnić się, że zostały podpisane przez właściwe osoby oraz przygotowane w formie zgodnej z wymaganiami systemu.
4. Gdzie składa się sprawozdanie finansowe?
Dokumenty finansowe składa się elektronicznie do KRS za pośrednictwem Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF), dostępnego w Portalu Rejestrów Sądowych.
Co do zasady złożenie dokumentów w RDF jest bezpłatne. System umożliwia przekazanie sprawozdania finansowego oraz wszystkich pozostałych wymaganych dokumentów do właściwego rejestru sądowego.
5. Jak złożyć dokumenty do KRS?
Cały proces odbywa się online i obejmuje kilka prostych kroków:
- wejście do Portalu Rejestrów Sądowych,
- wybranie modułu Repozytorium Dokumentów Finansowych,
- zalogowanie się na konto użytkownika,
- wskazanie podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie,
- dodanie wymaganych dokumentów finansowych,
- podpisanie zgłoszenia przez osobę uprawnioną,
- wysłanie zgłoszenia do systemu.
Do podpisania zgłoszenia można wykorzystać dostępne narzędzia podpisu elektronicznego, takie jak podpis kwalifikowany lub Profil Zaufany – zgodnie z możliwościami udostępnianymi przez system.
6. O czym warto pamiętać przed wysyłką?
Przed złożeniem dokumentów do KRS warto sprawdzić:
- czy sprawozdanie finansowe zostało zatwierdzone w terminie,
- czy data zatwierdzenia jest zgodna z treścią uchwały,
- czy dołączono uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania,
- czy dołączono uchwałę o podziale zysku albo pokryciu straty,
- czy dołączono sprawozdanie z działalności, jeśli jest wymagane,
- czy dołączono dokument z badania biegłego rewidenta, jeśli jednostka podlegała badaniu,
- czy zgłoszenie podpisuje osoba uprawniona,
- czy wszystkie pliki są kompletne i zapisane w prawidłowym formacie.
Niedopełnienie obowiązku złożenia dokumentów finansowych w terminie może wiązać się z konsekwencjami zarówno dla jednostki, jak i osób odpowiedzialnych za realizację obowiązków sprawozdawczych. Dlatego nie warto odkładać wysyłki na ostatnią chwilę.
7. Pobierz instrukcję składania sprawozdania finansowego za rok 2025
- Przygotowaliśmy praktyczną instrukcję, która krok po kroku pokazuje, jak złożyć sprawozdanie finansowe do KRS za 2025 rok.
Jeżeli masz wątpliwości dotyczące zatwierdzenia sprawozdania finansowego, kompletowania dokumentów lub ich złożenia do KRS, warto skonsultować się z księgowym lub doradcą. Pozwoli to uniknąć błędów formalnych i dotrzymać wszystkich ustawowych terminów.
