Koszty reprezentacji i reklamy a koszty uzyskania przychodu

Rozliczanie kosztów przeznaczonych na reklamę oraz reprezentację firmy dla wielu podatników stanowi źródło niedogodności i kłopotów. Dlaczego? Takie wydatki mogą być bowiem przyczyną sporów, wynikających z odmiennych regulacji organów podatkowych.

Czy nakłady na reprezentację i reklamę mogą pomniejszyć podstawę opodatkowania? Jakie wydatki przedsiębiorcy mogą „wrzucić w koszty”? Sprawdźmy.

Nie każdy wydatek może być sklasyfikowany jako koszt firmowy.

Szczególnych kłopotów nastręczają te, związane z reprezentacją oraz reklamą. Brak precyzyjnych definicji obu pojęć oraz mylne klasyfikowanie poszczególnych kosztów często bywają źródłem sporych kłopotów.

Aby uniknąć nieporozumień i przykrych konsekwencji, warto więc dołożyć wszelkich starań, by trafnie i precyzyjnie ocenić, którą „grupę” kosztów zasili dany wydatek. A to nie będzie zabiegiem prostym. Zwłaszcza biorąc pod uwagę fakt, że ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiują jasno obu pojęć. Szukając ich znaczenia należy posłużyć się więc słownikami językowymi oraz interpretacjami wyroków sądowych.

Wydatki na reklamę a koszty uzyskania przychodów

Jak podaje internetowy Słownik Języka Polskiego PWN (https://sjp.pwn.pl) reklama to działanie mające na celu zachęcenie potencjalnych klientów do zakupu konkretnych towarów lub do skorzystania z określonych usług.

Zgodnie z prawem, wydatki na reklamę można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, jeśli przedsiębiorca poniósł je w celu osiągnięcia przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów.

Jeśli reklama jest związana z prowadzoną działalnością i służy wygenerowaniu przychodów, może zostać uznana jako koszt podatkowy. Pod warunkiem jednak, że wydatek jest udokumentowany oraz… racjonalny.

Wydatki na reprezentację a koszty uzyskania przychodów

Czym są wydatki na reprezentację?

Zgodnie z definicją, przedstawioną przez Uniwersalny Słownik Języka Polskiego pod redakcja prof. Stanisława Dubisza (Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2007) mianem reprezentacji określa się okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną.

Zgodnie z orzeczeniem Naczelnego Sądu Administracyjnego z 2012 r. koszty reprezentacji pełnią funkcje przedstawicielskie względem podatnika i mają na celu:

• poprawę i/lub wykreowanie wizerunku podatnika,
• stworzenie określonego obrazu przedsiębiorstwa „na zewnątrz”.

W przeciwieństwie do kosztów reklamy, wydatki na reprezentację nie mogą zostać zakwalifikowane jako koszt uzyskania przychodów. Aktualnie obowiązujące prawo wyklucza bowiem uznanie za koszt podatkowy takowych wydatków. Co ważne, od kosztów reprezentacji, które nie stanowią kosztów uzyskania przychodu można odliczyć podatek VAT. Jedynym wyjątkiem są usługi gastronomiczne oraz usługi noclegowe, dla których nie przewidziano takiej możliwości.

Odmienna kwalifikacja kosztów

Warto wspomnieć tutaj, że kwalifikacja obu kosztów może być odmienna ze względu na konkretną sytuację, rodzaj i i branżę prowadzonej działalności oraz wielkość firmy.

Doskonale obrazuje to poniższy przykład:

Jeśli celem spotkania z kontrahentami jest promocja i reklama nowego, wchodzącego na rynek produktu (czy usługi), wydatki związane z poczęstunkiem, dojazdem czy zakwaterowaniem mogą zostać uznane za koszt reklamy (interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 15 czerwca 2007 r., nr 1401/BP-II/4210-30/07/JM).

Jeśli celem spotkania nie jest promocja i reklama produktu (czy usługi), koszty związane z jego organizacją zostaną potraktowane jako koszty reprezentacji i co za tym idzie nie będą kosztem uzyskania przychodów (postanowienie wydane 30 marca 2007 r. przez Urząd Skarbowy w Chełmie, nr PD/406-8/07).

Jedyną zasadę stanowi zdefiniowanie wydatków na nabycie usług gastronomicznych, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Są one wydatkami na reprezentację i w żadnej sytuacji nie mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów.