Centralna baza/rejestr faktur VAT 2021 — co to jest?

Wszystko wskazuje na to, że centralna baza faktur VAT zacznie działać jeszcze w 2021 roku. Jest to platforma, umożliwiająca szybką wymianę faktur między przedsiębiorstwami. Planowane wdrożenie przypada na połowę 2021 roku. Warto jednak przygotować się na nowość i zapoznać się z tematem już dzisiaj.

Baza wymiany faktur VAT działać mam w oparciu system informatyczny (Krajowy System e-Faktur). W przyszłości ma zostać podstawowym kanałem wymiany dokumentów. Dostęp do platformy gwarantowany będzie dzięki kontu w e-Urzędzie Skarbowym (e-US).

Centralny rejestr faktur ministerstwa finansów — cel i sposób działania

Platforma do obsługi centralnego rejestru faktur VAT działa na zasadzie pośrednictwa. Podatnik wystawiający w systemie księgowym fakturę VAT wyśle ją do rejestru, z którego odbiorca ją pobierze. To nieskomplikowane działanie ma usprawnić działanie fiskusa. W zakres ulepszeń wchodzi kontrola nad poprawnością wystawiania i obrotu fakturami VAT. Innym argumentem jest skuteczniejsze przeciwdziałanie przestępstwom o charakterze podatkowym. Kontrola dokumentów trwać będzie w czasie rzeczywistym. W ten sposób Ministerstwo Finansów ma nadzieję zwiększyć wpływy do budżetu. Ułatwi to też pracę lokalnym Urzędom Skarbowym, które w sposób znacznie sprawniejszy przeprowadzać będą mogły kontrolę. Centralny rejestr faktur wskazywać będzie bowiem miejsce wystawienia dokumentu. Podatnik też zyska! Korzystający z platformy nie będą zobowiązani do składania JPK FA.

Jaka jest korzyść z centralnej bazy faktur?

Obecnie obrót fakturami VAT odbywa się na dwóch płaszczyznach. W wielu przedsiębiorstwach do dziś królują papierowe dokumenty. Drukowane na miejscu sprzedaży i przesyłane lub wręczane osobiście odbiorcy. Innym sposobem jest e-Faktura. To cyfrowy zapis dokumentu, który najczęściej wysyłany jest do kontrahenta drogą elektroniczną. Metoda stosowana jest w wielu nowoczesnych firmach. Gdy zachodzi konieczność, Klient (także indywidualny) fakturę VAT drukuje własnoręcznie.

Dla potrzeb centralnego rejestru faktur VAT w 2021 roku wprowadzony zostanie ujednolicony zapis faktury elektronicznej. Będzie to tzw. faktura ustrukturyzowana. Format jej zapisu będzie uniwersalny dla systemów Ministerstwa Finansów. W nowym formacie obiegu taka faktura VAT posiadać będzie rozszerzenie .xml. Ujednolicenie formatu niesie za sobą automatyzację. Usprawniony zostanie zarówno obrót, jak i kontrola dokumentów finansowych. Dodatkowo podatnicy korzystający z KSeF zostaną zwolnieni z obowiązku samodzielnego archiwizowania faktur VAT. Ten pozorny obowiązek znacznie usprawni działanie całego systemu fiskalnego. Zaoszczędzi czas i materiały eksploatacyjne w firmach. Z pewnością skorzystają na tym biura i działy księgowości.

Jak wystawić i przesłać dokument do Centralnego Rejestru Faktur?

Dla samego przedsiębiorcy nic się nie zmieni. Faktura VAT wciąż będzie wystawiana w programie księgowym firmy. Zmiana nastąpi w sposobie wysyłania. Teraz dokument w pierwszej kolejności trafić powinien na platformę faktur VAT. Prawdopodobne aktualizacje oprogramowania dla księgowych zautomatyzują ten proces. Faktury VAT będą wysyłane w określonych przedziałach czasu. Odbiorca otrzyma fakturę poprzez zalogowanie się do rejestru faktur VAT ze swojego konta. Dokument będzie gotowy do pobrania na dysk w razie konieczności. Każdy przedsiębiorca będzie miał dostęp w czasie rzeczywistym do faktur wysłanych, jak i otrzymanych.

W przyszłości platforma obsługująca obrót fakturami VAT będzie też obsługiwać sprawy urzędowe. Odbywać ma się to w trybie on-line, bez konieczności stawiania się w urzędzie skarbowym. Rejestr będzie pełnił też funkcję nadzorczą. Będzie możliwe sprawdzenie, czy rachunek widniejący na fakturze znajduje się na białej liście.

Od samego 2021 roku korzystanie z centralnego rejestru faktur będzie dobrowolne. Jeśli działanie platformy przyjmie się wśród przedsiębiorców, z czasem może stać się obowiązkowe. Ministerstwo Finansów nie podaje jednak informacji, od kiedy centralny rejestr faktur koniecznością. Podobne systemy wspierające księgowość wdrożono w wielu krajach Unii Europejskiej. Nie wszędzie jest też obowiązkowy. Dzięki wprowadzeniu platformy obsługi faktur VAT Polska dołączyłaby do takich krajów jak Węgry i Włochy.