Delegacje krajowe i zagraniczne pracowników

Prawidłowe rozliczenie krajowych i zagranicznych podróży służbowych (powszechnie nazywanych delegacjami) może czasami okazać się problematyczne z uwagi na fakt, że aktualnie obowiązujące regulacje prawne dotyczące rozliczania delegacji są w wielu miejscach nieprecyzyjne. Dotyczy to szczególnie zapisów określających sposób, w jaki należy kwalifikować wydatki pracownicze pod względem podatkowym. Poniżej przedstawiamy zatem podręczne kompendium informacji dotyczących tego, jak rozliczyć delegację krajową i zagraniczną.

Jakie wydatki można wliczyć w koszty delegacji?

Zakres wydatków, które mogą zostać zaliczone w poczet kosztów delegacji, określa Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Zgodnie z zawartymi w rozporządzeniu zapisami do podatkowych kosztów delegacji zaliczane są wszystkie należności wypłacone pracownikowi w ramach jego podróży służbowej (koszty noclegów, diety, koszty przejazdów i dojazdów środkami komunikacji miejskiej oraz inne udokumentowane wydatki określone lub uznane przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb).

Co ważne, dla pracowników zatrudnionych poza sferą budżetową zasady i stawki, według których następuje rozliczenie delegacji, muszą być określone w układzie zbiorowym albo regulaminie wynagradzania, ewentualnie bezpośrednio w umowie o pracę. Jeżeli wysokość należności przysługującej pracownikowi z tytułu pokrycia kosztów podróży służbowej nie została określona w jednym ze wspomnianych dokumentów, używane są stawki podane w przywołanym rozporządzeniu. Istotne jest, że zapisy zawarte w układzie zbiorowym, regulaminie wynagradzania albo umowie o pracę nie mogą ustalić dobowej stawki diety za podróż służbową w kwocie niższej niż ta, która obowiązuje pracowników sfery budżetowej.

Oddelegowanie a podróż służbowa

Pojęcia „oddelegowanie” oraz „podróż służbowa (delegacja)” są nierzadko mylnie uznawane przez pracodawców za tożsame, podczas gdy faktycznie istotnie się od siebie różnią. Należy pamiętać, że oddelegowanie polega na wysłaniu pracownika do wykonywania pracy przez określony czas do miejscowości innej, niż ta, która jest wskazana jako jego miejsce pracy w umowie o pracę przy jednoczesnej zmianie warunków pracy poprzez podpisanie aneksu do umowy o pracę. W aneksie tym miejscowość, do której pracownik został oddelegowany, jest ustalana jako nowe miejsce wykonywania pracy.

Podróż służbowa (delegacja) natomiast polega na odbyciu przez pracownika na polecenie pracodawcy podróży poza miejscowość lub obszar, gdzie dany pracownik normalnie wykonuje pracę. Podstawą do określenia danego wyjazdu jako podróży służbowej jest wydane przez pracodawcę pisemne polecenie wyjazdu służbowego, w którym musi być precyzyjnie określony termin, miejsce oraz cel danej podróży służbowej. W podróż służbową nie może zostać wysłana kobieta w ciąży ani żaden pracownik wychowujący dziecko do lat 4., o ile nie wyrażą na to zgody.

Delegacje krajowe – diety i przepisy prawne

Dieta to kwota przeznaczona dla wysłanego w podróż krajową pracownika na pokrycie kosztów wyżywienia. Zgodnie z aktualnymi regulacjami prawnymi pełna dieta krajowa wynosi 30 zł za każdą dobę podróży. Naliczana jest za cały okres podróży służbowej, przy czym jeśli krajowa podróż służbowa trwa krócej niż dobę (24 godziny), to wysokość diety jest odpowiednio zmniejszana i wynosi 50% pełnej stawki dla podróży trwających od 8 do 12 godzin, natomiast dla podróży trwających ponad 12 godzin przysługuje pełna dieta.

W przypadku, gdy podróż służbowa trwa dłużej niż 1 dobę, za każdą niepełną i rozpoczętą dobę pracownikowi przysługuje dieta w wysokości 50% (do 8 godzin od rozpoczęcia danej doby) lub pełna stawka, jeśli od rozpoczęcia doby minęło więcej niż 8 godzin. Dieta nie przysługuje, jeżeli:

• pracownik został wysłany w podróż służbową do miejscowości będącej miejscem jego stałego lub czasowego pobytu,
• pracownikowi zostało zapewnione bezpłatne całodzienne wyżywienie,
• pracownik przebywa w podróży krajowej nie krócej niż 10 dni i w dniu wolnym od pracy wraca do miejscowości stałego lub czasowego pobytu środkiem transportu określonym przez pracodawcę.

Wysokość diety może zostać pomniejszona, jeżeli pracodawca zapewni pracownikowi bezpłatne wyżywienie w wymiarze niecałodziennym. Poszczególne posiłki stanowią następujący procent pełnej diety:

• śniadanie – 25% diety,
• obiad – 50% diety,
• kolacja – 25% diety.

Delegacje zagraniczne – diety i przepisy prawne

Czas trwania delegacji zagranicznej jest dzielony na część krajową i część zagraniczną. Należy pamiętać, że czas trwania zagranicznej części podróży służbowej oblicza się w zależności od środka transportu, jakim porusza się pracownik. W praktyce wygląda to następująco:

• droga lądowa – podróż zagraniczna jest liczona od momentu przekroczenia granicy rodzinnego kraju przez pracownika do chwili ponownego jej przekroczenia w drodze powrotnej;
• droga morska – podróż zagraniczna liczona jest od momentu wyjścia statku lub promu z polskiego portu aż do chwili wejścia do portu statku albo promu w drodze powrotnej;
• droga powietrzna – podróż zagraniczna jest liczona od momentu startu samolotu w drodze za granicę do chwili wylądowania samolotu na pierwszym lotnisku w Polsce w drodze powrotnej.

Jeżeli wysokość diety dla pracowników w podróży zagranicznej nie została określona w wewnętrznym regulaminie danego pracodawcy, to stosuje się stawki podane w przywołanym wyżej rozporządzeniu. Dieta jest naliczana za każdą dobę podróży zagranicznej (każde 24 godziny liczone od rozpoczęcia podróży) oraz za każdą niepełną dobę, przy czym:

• jeśli od rozpoczęcia doby minęło mniej niż 8 godzin, stawka wynosi 1/3 diety,
• jeśli od rozpoczęcia doby minęło od 8 do 12 godzin, stawka wynosi 50% diety,
• jeśli od rozpoczęcia doby minęło ponad 12 godzin, przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Podobnie jak w przypadku diet w podróżach krajowych wysokość diety w podróży zagranicznej może zostać pomniejszona, jeżeli pracodawca zapewni pracownikowi częściowe wyżywienie. Delegowanemu pracownikowi w takim przypadku przysługuje:

• śniadanie – 15% diety,
• obiad – 30% diety,
• kolacja – 30% diety,
• inne wydatki – 25% diety.

Należy pamiętać, że jeśli pracownik w podróży zagranicznej otrzymuje ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, dieta mu nie przysługuje.

Jak rozliczyć delegację pracownika?

Koszty delegacji powinny być udokumentowane przez pracownika i rozliczone w ciągu 14 dni od dnia zakończenia podróży służbowej. W przypadku delegacji zagranicznych rozliczenie następuje w walucie obcej, wymienialnej albo krajowej. Obowiązkiem pracownika jest przedstawienie wszystkich rachunków lub faktur, które potwierdzają wysokość poniesionych wydatków. Jeśli pracownik nie może przedstawić rachunku albo faktury za określony wydatek, ma wówczas obowiązek złożyć pisemne oświadczenie dotyczące wysokości poniesionych kosztów oraz podać konkretne przyczyny niemożności udokumentowania tego wydatku.