Wirtualny adres firmy – dlaczego warto?

Biuro wirtualne to usługa, która polega na pełnym outsourcingu obsługi biurowej bez konieczności fizycznej obecności przedsiębiorstwa w danym miejscu.

Nie wszyscy jednak wiedzą, że otwierając wirtualne biuro można również znacząco podnieść prestiż firmy, pozyskać nowych klientów oraz zwiększyć zyski.

Jak to zrobić? Sprawdźmy.

Wirtualne biura to usługa, która „przywędrowała” do nas z krajów Europy Zachodniej. Choć na polskim rynku dopiero raczkuje, coraz więcej przedsiębiorców zdaje sobie sprawę z zalet takiego rozwiązania. A tych jest naprawdę sporo.

Wirtualne biuro – co to jest?

Wirtualne biuro jest usługą, polegającą na udostępnieniu adresu oraz dodatkowego serwisu, takiego jak obsługa korespondencji mailowej, linii telefonicznej czy wynajem sali konferencyjnej.

Wirtualne biura bardzo często wybierają osoby, które mogą pracować w domu, dużo podróżują lub wykonują swoje obowiązki w terenie. Wirtualny adres pozwala im znacząco ograniczyć koszty prowadzenia firmy, zapewniając przy tym szereg udogodnień.

W zależności od firmy, wynajmującej wirtualne biuro, w ramach świadczonych przez nią usług możesz liczyć także na:

• obsługę i przechowywanie tradycyjnej korespondencji oraz przesyłek kurierskich;
• skanowanie dokumentów;
• pomoc w załatwieniu spraw urzędowych, które nie wymagają Twojego podpisu;
• możliwość oddelegowania określonych zadań, takich jak np. druk materiałów promocyjnych czy odebranie wizytówek pracownikowi wirtualnego biura;
• możliwość wynajęcia biurka do samodzielnej pracy;
• obsługę księgową;
• obsługę prawną.

Biuro wirtualne a pozyskanie nowych klientów – jak to działa w praktyce?

Decydując się na wynajęcie wirtualnego biura, możesz otworzyć oddział firmy w innym mieście, fizycznie w nim nie przebywając. To z kolei umożliwi „podbicie” nowych rynków, pozyskanie kolejnych partnerów biznesowych i zwiększenie zysków. Jeśli główna siedziba Twojej firmy znajduje się w Gdańsku, masz raczej niewielkie szanse na pozyskanie klientów ze stolicy. Nie da się bowiem ukryć, że mieszkańcy Warszawy szukający popularnych produktów lub usług, w pierwszej kolejności skierują swe kroki do firm, funkcjonujących na terenie miasta czy województwa.

Wynajmując wirtualne biuro w Warszawie, będziesz mógł umieścić jego adres na swojej stronie internetowej. Pomoże Ci to zdobywać lokalnych klientów i zwiększać obroty. Wspominając o tym warto dodać, że większość firm, oferujących wirtualne biura zapewnia swoim klientom warszawskie adresy w prestiżowych lokalizacjach.

Wirtualne biura znajdują się zazwyczaj w biurowcach klasy A w centrum miasta. A to w oczach aktualnych i potencjalnych klientów jest symbolem prestiżu, renomy i najwyższej jakości świadczonych usług. Nie ulega bowiem wątpliwościom, że nie każda firma może pozwolić sobie na wynajęcie powierzchni w tak atrakcyjnej lokalizacji.

Sposób na zbyt dociekliwy urząd skarbowy

Wynajęcie wirtualnego biura może pomóc firmom również w… potyczkach ze zbyt dociekliwym urzędem skarbowym. Dobrym przykładem, opisującym taki scenariusz może być firma pana Jana – mieszkańca sporej miejscowości pod Wrocławiem. Jako jeden z największych zakładów produkcyjnych w mieście, jego przedsiębiorstwo było nieustannie kontrolowane przez urząd skarbowy. Kiedy pan Jan zdecydował się na wynajęcie wirtualnego biura i przeniesienie siedziby firmy do stolicy, jego kłopoty odeszły w zapomnienie. Należąca do niego firma stała się w stolicy tylko „jedną z wielu”, nie wzbudzając nadmiernego zainteresowania ze strony fiskusa.

Zwiększenie prestiżu firmy – nie tylko wirtualne biuro

Wielu przedsiębiorców, którym szczególnie zależy na zwiększeniu prestiżu firmy, zamiast działalności gospodarczej decyduje się na założenie spółki.

Prowadzenie spółki wymaga nie tylko większego niż w przypadku działalności doświadczenia. Taka forma prawna obliguje także do wniesienia kapitału zakładowego w określonej wysokości, prowadzenia pełnej księgowości oraz regularnego wykonywania raportów finansowych. Właśnie dlatego jej wspólnicy często bywają postrzegani jako wiarygodni i odpowiedzialni, a sama spółka jawi się jako stabilna i godna zaufania.

Niestety rejestracja spółki z o. o. może potrwać obecnie nawet kilka miesięcy. Przyczyną tak długiego oczekiwania jest nie tylko zbyt duża ilość obowiązków, spoczywających na barkach pracowników sądów. Przyczyną takiego stanu rzeczy jest także nowa ustawa o podatku VAT. Zgodnie z jej zapisami, urzędnicy skarbowi mają obowiązek ręcznej weryfikacji wiarygodności przedsiębiorców. Choć powinni wykonać tę czynność w ciągu 30 dni, jak pokazuje doświadczenie – termin ten nierzadko przedłuża się nawet do 2-3 miesięcy. A to oznacza, że od momentu złożenia wniosku rejestracyjnego do momentu wystawienia pierwszej faktury może minąć nawet od 4 do 6 miesięcy!

Zakup gotowej spółki z o. o.

Alternatywą dla samodzielnej rejestracji podmiotu może być zakup gotowej spółki. Najpopularniejszymi są obecnie gotowe spółki z o. o. oraz gotowe spółki akcyjne. Są one w pełni przygotowane do prowadzenia działalności. Wyposażone w umowę spółki oraz komplet niezbędnych dokumentów, posiadają numer NIP i REGON, są również zarejestrowane do podatku VAT/VAT-UE. Niektóre posiadają także specjalne licencje czy zezwolenia, umożliwiające prowadzenie określonego rodzaju działalności, np. spółki z koncesją OPC czy spółki z koncesją na spedycję.

Jeśli zależy Ci na ograniczeniu odpowiedzialności wspólników za zobowiązania spółki i „ucieczce” od ZUS-u, sięgnij po gotową spółkę z o. o.

W przypadku dużych przedsiębiorstw, nastawionych na pozyskiwanie wielu zewnętrznych inwestorów, w szczególności inwestorów giełdowych świetnym rozwiązaniem będzie zakup gotowej spółki akcyjnej.

Gotowe spółki akcyjne, podobnie jak gotowe spółki z o. o. to świetny sposób na realizację inwestycji, które nie mogą czekać, zyskanie wizerunku godnego zaufania partnera biznesowego oraz zwiększenie prestiżu.

Całą transakcję kupna – sprzedaży (łącznie z podpisaniem umowy notarialnej) z powodzeniem sfinalizujesz w ciągu 2-3 dni roboczych. Kupując gotową spółkę, możesz więc rozpocząć działalność właściwie z dnia na dzień, bez konieczności kilkumiesięcznego oczekiwania na rejestrację wniosku w sądzie i rejestrację do podatku VAT.